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工程项目行政部门档案管理办法

一、总则

1.目的

为加强工程项目行政部门档案的科学管理，保证档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高档案的利用效率，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于本单位工程项目行政部门在项目建设过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于项目立项、规划、设计、施工、验收等各个阶段产生的文件、图纸、照片、影像等。

3.基本原则

（1）集中统一管理原则：工程项目行政部门档案应由专门的档案管理机构或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。

（2）完整性原则：应全面收集项目建设过程中产生的各类档案资料，确保档案内容完整无缺。

（3）准确性原则：档案资料的内容应真实、准确地反映项目建设的实际情况，不得随意篡改或伪造。

（4）安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失或泄密。

（5）便于利用原则：档案的整理、分类、编号和存储应便于查阅和利用，提高档案的服务效能。

二、档案管理机构与职责

1.设立档案管理小组

工程项目行政部门应设立档案管理小组，负责统筹协调项目档案管理工作。小组成员应包括部门负责人、档案管理员以及各专业技术人员代表。

2.档案管理员职责

（1）负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、归档、保管和利用等日常工作。

（2）建立健全档案管理制度和档案管理台账，对档案的收进、移出、借阅、归还等情况进行详细记录。

（3）定期对档案进行检查和清理，发现问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。

（4）开展档案的信息化建设工作，逐步实现档案的数字化存储和网络化查询利用。

（5）组织开展档案业务培训和宣传工作，提高项目人员的档案意识和档案管理水平。

3.其他部门及人员职责

（1）工程项目各业务部门应指定专人负责本部门档案资料的收集和整理工作，并按照规定的时间和要求将档案资料移交给档案管理小组。

（2）项目负责人应重视档案管理工作，督促本部门人员及时做好档案资料的收集和移交工作，并对档案的真实性、准确性和完整性负责。

（3）全体项目人员应树立档案意识，自觉遵守档案管理制度，在项目建设过程中及时将产生的各类有价值的文件资料交至本部门档案管理人员。

三、档案的收集

1.收集范围

（1）项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复、规划许可证、土地使用证等。

（2）项目设计文件：包括设计方案、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。

（3）项目施工文件：包括施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程质量检验评定资料、工程进度报告、工程变更文件、工程洽商记录、工程竣工报告等。

（4）项目监理文件：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、监理指令、监理工作总结等。

（5）项目竣工验收文件：包括竣工验收申请报告、竣工验收报告、工程质量验收合格证书、竣工决算审计报告等。

（6）项目声像档案：包括反映项目建设过程的照片、录像、录音等。

（7）其他与项目建设有关的文件资料，如设备采购合同、技术协议、使用说明书等。

2.收集时间

（1）项目前期文件应在项目立项后及时收集整理。

（2）项目设计文件应在设计阶段结束后及时收集归档。

（3）项目施工文件应在工程施工过程中随时收集整理，并在工程竣工后一个月内完成全部收集工作。

（4）项目监理文件应与项目施工文件同步收集整理，并在工程竣工后一个月内完成全部收集工作。

（5）项目竣工验收文件应在项目竣工验收后一个月内完成收集归档。

（6）项目声像档案应在声像资料形成后及时收集整理，并在工程竣工后三个月内完成全部收集工作。

3.收集要求

（1）文件资料应完整、准确、清晰，签字盖章手续完备。

（2）文件资料的载体应符合耐久性要求，纸质文件应采用A4规格纸张，字迹材料应采用耐久性好的碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印。

（3）电子文件应采用通用格式存储，并进行备份，确保其真实性、完整性和可读性。

（4）声像档案应具有主题明确、画面清晰、声音清楚等特点，并配有简要的文字说明。

四、档案的整理与归档

1.整理原则

（1）遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。

（2）按照不同的类别、项目阶段和专业进行分类整理。

（3）便于保管和利用。

2.分类方法

（1）工程项目档案可按照项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收等阶段进行分类。

（2）每个阶段又可根据文件的性质和内容进一步细分，如项目施工阶段可分为施工管理文件、施工技术文件、施工质量文件、施工安全文件等。

3.编号规则

（1）档案编号应具有唯一性、系统性和可扩展性，便于识别和管理。

（2）可采用“项目代号-分类号-案卷号-件号”的编号方式，其中项目代号应根据本单位的项目编号规则确定，分类号应按照档案分类方法确定，案卷号和件号