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用印制度及流程

一、制定目的及范围

为规范公司用印管理，确保用印流程的高效与安全，特制定本制度。该制度适用于公司所有部门的公文、合同、协议及其他需要用印的文件，旨在明确用印的审批流程、责任分工及相关要求。

二、用印原则

用印工作应遵循以下原则：

1.用印必须经过严格的审批流程，确保文件的合法性与合规性。

2.所有用印文件需由相关责任人审核，确保内容准确无误。

3.用印应遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保用印责任明确。

4.用印记录应完整、准确，便于后续查阅与追溯。

三、用印流程

1.用印申请

申请人需填写《用印申请表》，并附上需要用印的文件。申请表应包括文件名称、用途、用印部门及申请人信息。申请人需确保文件内容的完整性与准确性。

2.文件审核

申请表提交后，相关部门负责人需对文件进行审核。审核内容包括文件的合法性、合规性及是否符合公司政策。审核通过后，部门负责人在申请表上签字确认。

3.用印审批

文件审核通过后，申请人将《用印申请表》及审核通过的文件提交至法务部进行最终审批。法务部需对文件的法律风险进行评估，确保文件的合法性。审批通过后，法务部在申请表上签字确认。

4.用印执行

审批完成后，申请人可前往指定的用印处进行用印。用印人员需核对申请表及文件，确保信息一致。用印后，申请人需在《用印申请表》上签字确认，记录用印时间及印章种类。

5.用印记录

用印完成后，申请人需将《用印申请表》及用印文件复印件交至档案管理部门进行存档。档案管理部门需建立用印记录台账，记录用印时间、文件名称、用印人及审批人信息，确保用印信息的可追溯性。

四、特殊情况处理

在特殊情况下，如紧急用印或临时用印需求，申请人需提前向部门负责人说明情况，并获得口头批准。紧急用印后，申请人需在事后补充填写《用印申请表》，并进行后续的审核与记录。

五、用印纪律

1.责任人职责

申请人需对所申请用印的文件内容负责，确保文件的真实性与合法性。部门负责人需对审核的文件负责，确保审核过程的严谨性。法务部需对审批的文件负责，确保法律风险的控制。

2.违规处理

对于违反用印制度的行为，将根据公司相关规定进行处理。包括但不限于：未按流程申请用印、用印文件内容不实、未进行必要的审核与审批等。

六、流程优化与反馈机制

为确保用印流程的持续改进，鼓励各部门对用印流程提出意见与建议。定期召开流程评审会议，分析用印过程中存在的问题，及时进行优化调整。建立反馈机制，确保用印流程能够适应公司发展的需要。

七、总结

本制度旨在通过规范用印流程，提高用印效率，降低法律风险，确保公司各项工作的顺利开展。各部门应严格遵守本制度，确保用印工作的合规性与有效性。通过不断优化与改进，提升公司整体管理水平。