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会议流程管理制度

第一章总则

为规范公司会议的组织、管理与执行，提升会议效率与决策效果，确保会议制度符合相关法规、公司内部规范及行业标准，特制定本会议流程管理制度。本制度旨在明确会议的目的、程序、责任分工及监督机制，为各部门提供参考与指导，确保会议活动的有序进行。

第二章制度目标

会议流程管理制度的目标包括：

1.提升会议效率：通过规范会议流程，减少不必要的会议，提高参与人员的工作效率。

2.明确责任分工：清晰各部门、人员在会议组织中的责任，确保会议各环节的顺利进行。

3.提高决策质量：通过系统化的会议流程，确保决策过程的科学性和合理性。

4.促进信息共享：确保会议内容、决策等信息的及时传递与反馈，增强团队间的协作。

5.强化监督评估：建立有效的监督机制，定期评估会议效果，持续改进会议管理。

第三章适用范围

本制度适用于公司内部所有部门的会议组织与管理，包括但不限于：

1.定期例会

2.项目启动会

3.重要决策会议

4.专题讨论会

5.培训及学习交流会

第四章会议准备

4.1会议申请

1.会议申请由会议召集人填写《会议申请表》，内容包括会议主题、目的、时间、地点、参与人员及预期成果。

2.会议申请应提前至少3个工作日提交至管理层审批。

4.2会议通知

1.会议确定后，召集人需以邮件、内部通知或其他方式向参与人员发出会议通知，内容包括：

-会议时间、地点

-会议议程

-参会人员名单

-会议准备材料的要求

第五章会议执行

5.1会议主持

1.会议由指定的主持人负责，主持人应具备良好的沟通能力与组织协调能力。

2.主持人需在会议开始前做好会议场地的准备，确保设备正常运转。

5.2会议记录

1.会议须指定专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、与会人员、讨论议题及决策事项。

2.会议记录应在会议结束后24小时内整理完毕，并发送给所有参与人员。

5.3会议决策

1.会议决策应经过充分讨论，确保相关信息透明，参与人员均可发表意见。

2.重大决策需进行表决，表决方式可采取举手、匿名投票等形式，结果需记录在案。

第六章会议总结

6.1会议总结报告

1.会议结束后，召集人需在《会议总结报告》中汇总讨论结果及决策事项，并提出后续跟进措施。

2.会议总结报告应在会议结束后3个工作日内完成，并发送给所有参与人员。

6.2反馈机制

1.参与人员可对会议的组织与执行提出反馈意见，反馈内容可通过邮件、内部调查等方式提交。

2.会议组织部门需根据反馈意见进行总结与改进，确保后续会议的有效性。

第七章监督与评估

7.1监督机制

1.公司将成立会议监督小组，负责对会议流程的执行情况进行监督与评估。

2.监督小组可定期检查会议记录，评估会议效率与决策效果。

7.2评估标准

会议评估标准包括：

1.会议参与率：参与人员是否按时到达会议，缺席率情况。

2.会议效果：会议决策是否得到有效执行，问题解决率。

3.参与满意度：通过问卷调查收集参与人员对会议的满意度。

7.3改进措施

根据评估结果，制定相应的改进措施，确保会议流程的持续优化，提高会议管理水平。

第八章附则

1.本制度由公司管理层负责解释与修订，自发布之日起实施。

附录

附录一：会议申请表

|会议主题|申请人|申请日期|会议时间|会议地点|参与人员|预期成果|

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附录二：会议总结报告

|会议主题|会议时间|会议地点|与会人员|讨论议题|决策事项|跟进措施|

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附录三：会议反馈表

|会议主题|参与人员|反馈内容|满意度评分（1-5）|改进建议|

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结语

本会议流程管理制度的制定，旨在提升公司会议的规范性与有效性，确保每一次会议都能为公司的发展与决策提供有效支持。希望各部门能认真遵循本制度，共同推动公司会议管理水平的提升。