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文书工作与档案管理期末考试答案

第一篇：文书工作与档案管理期末考试答案

五、名词解释

1、校队：是指以签发的原稿（即定稿）为底本，对膳印的校样进

行格式和文字核对校正工作。

2、签发：是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定

后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环

节。

3、文书文体：是为适应行政工作、公共事务管理的需要而形成的

语文体式。就表达方式而言，它是一种兼有议论文、说明文、记叙文

的一般特点的应用文体。

4、检索工具体系：是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种

类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。

5、档号：是档案室在整理和管理档案的过程中，对档案的编号。

6、文书：是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并

使用的具有应该性的和特定格式的文字材料。

7、文书的现实执行性：一是说文书有执行性。在有关职权范围内，

文书一旦制发，就要贯彻执行，就要处理有关事务。二是说在一定的

时间内有执行性。

8、定稿：是文件的标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签

发或会议正式讨论通过的最后完成稿，它是膳印和发出的正式文件的

标准和依据。

六、简答题

1、简述归档制度的内容

答:归档范围、归档时间、归档的质量要求、归档手续。（1）归

档范围：对于本单位、上级单位、同级单位，非隶属单位、下级单位

形成的有保存价值的文件材料需归档保存。（2）归档时间：办理完毕

的文件，一般应该在第二年上半年或6月底之前由文书部门整理后向

档案室归档。（3）归档要求：①归档文件系统性方面的基本要求是：

应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史

联系、文件的特征和价值分类立卷，使案卷能正确地反映机关活动的

基本面貌，以便于保管和利用。②归档案卷在技术加工方面应符合下

列具体要求：案卷封面和各个项目均应填写清楚，特别是案卷题名

（即标题）要确切简明地反映卷内文件的责任者（即作者）、内容和

形式；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永

久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐张逐页编

号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。

③向档案室的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，

编以案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份（一份经档案室签收后由

移交单位保存）。

2、什么是“件”？“件”是如何定义的?答：归档文件整理的单

位

一是以“自然件”为一件，即一般的每份文件为一件；二是文件

正本与定稿（定稿过厚的，也可单独为一件），正文与附件（附件数

量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件），原件与复印件，转发

文与被转发文为一件；三是报表、名册、图册等可按其本来的装订方

式，一册为一件；四是来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材

料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）合为一

体。

3、审核公文的重点是什么？

答：⑴是否应由本机关办理⑵是否符合行文规则⑶内容是否符合

国家法律、法规及其他有关规律⑷涉及其他部门或地区职权的事项是

否已协商、会签⑸文种使用、公文格式是否规范

4、案卷目录和归档文件目录的区别有哪些？

答：案卷目录是由案卷对象编制的，反映每个案卷的情况，按照

案卷排列顺序的；归档文件目录是以案卷内每个文件为编制对象，反

映每个文件的情况，需要编制两份。

5、如何选用文种？（网）

答：应根据行文目的、发文的职权和主送机关的关系确定。

6、简述分送的方法？

答：⑴对于重要文件以及文书人员不能判定由哪个部门承办的文

件应及时附送办公室部门负责人或领导人进行拟办或批办，然后根据

批示意见进行分类⑵对那些属于日常事务性的已有明确分工的文件，

按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。

7、简述签发的原则？

答：⑴以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的

负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或

者由主要负责人授权的其他负责人签发⑵由部门拟稿，以机关单位名

义的发文，应先由部门负责人审稿和文秘部门负责人审核，再交领导

人或主管该部门事务的副职领导人签发；以部门名义的发文，由部门

负责人签发，其中涉及重要问题的或部门把握不准的发文，还应报领

导人核签，或者报请领导人