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物业巡查档案管理制度

第一章总则

为进一步规范物业巡查工作，提高巡查效率和质量，确保物业管理服务的安全与稳定，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。物业巡查档案是记录巡查过程、发现问题、整改措施及后续跟踪的重要文档，是提高物业管理服务水平和保障业主权益的基础。

第二章目的和适用范围

本制度旨在明确物业巡查档案的管理要求，规范档案的收集、整理、保管和使用流程。适用于本公司所有物业项目的巡查档案管理工作，涵盖巡查记录、问题反馈、整改措施等相关文件的管理。

第三章管理规范

物业巡查档案管理应遵循以下原则：

1.全面性：记录巡查过程中发现的所有问题及其处理情况，确保信息的完整性。

2.及时性：巡查记录应在巡查结束后及时填写，确保信息的时效性。

3.准确性：所有记录必须真实、客观，确保数据的准确性。

4.保密性：涉及业主隐私和商业机密的内容应严格保密，防止信息泄露。

第四章巡查档案的收集与整理

巡查档案的收集和整理由物业管理部门负责，具体内容包括：

1.巡查记录表：详细记录巡查日期、时间、巡查人员、巡查内容及发现的问题。

2.问题反馈单：对于巡查中发现的问题，及时填写反馈单，记录问题描述、整改责任人及整改期限。

3.整改记录：对于已反馈的问题，需记录整改措施、整改完成情况及验收情况。

4.其他相关文件：包括照片、视频资料、业主意见等，作为巡查档案的补充材料。

整理工作应在每次巡查结束后进行，确保所有材料完整、准确，无遗漏或错误。

第五章档案的保管

物业巡查档案由物业管理部门专人负责保管。档案应存放在专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施。具体要求包括：

1.档案分类：根据物业项目、巡查时间等进行分类存放，便于查阅。

2.编号登记：每份档案应进行编号登记，确保档案的可追溯性。

3.定期检查：每年对档案进行一次全面检查，确保档案的完好与安全。

4.交接记录：如需对档案进行交接，必须填写交接清单，并由双方签字确认。

第六章档案的查阅与借用

档案查阅和借用需遵循以下规定：

1.查阅申请：员工如需查阅档案，需填写查阅申请表，并经物业管理部门负责人批准。

2.查阅纪律：查阅档案时应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或损毁。

3.借用规定：档案原则上不对外借用，特殊情况需经物业管理部门负责人批准，借用期间需填写借用记录。

第七章档案的转递

档案转递工作应严格按照以下流程进行：

1.转递申请：如需转递档案，相关人员需提前提出申请，说明转递原因。

2.密封转递：物业管理部门负责密封转递档案，确保转递过程中的安全。

3.登记记录：转递档案时需填写转递记录单，确保档案的去向可查。

第八章监督与评估

为确保物业巡查档案管理制度的有效实施，应建立监督和评估机制，包括：

1.定期审查：物业管理部门应定期对档案管理工作进行审查，发现问题及时整改。

2.反馈机制：建立业主反馈机制，及时收集业主对物业巡查工作的意见和建议，作为改善的依据。

3.年度评估：每年对档案管理工作进行总结评估，提出改进措施和建议，确保制度的持续优化。

附则

本制度由物业管理部门负责解释，自发布之日起实施。制度如需修订，必须经过相关部门审核并报管理层批准。更新后的制度文件应及时向全体员工传达，确保所有相关人员了解并遵守。