高校学生会例会管理制度.docxVIP

高校学生会例会管理制度

第一章总则

为规范高校学生会例会管理，提升学生会工作的效率与质量，确保会议的有效性与可操作性，依据国家相关法规以及学校的各项规定，特制定本制度。学生会例会是学生会内部信息沟通、决策讨论及工作部署的重要平台，合理的管理制度能够促进学生会的健康发展和良性运作。

第二章适用范围

本制度适用于高校学生会的所有成员，包括各部门负责人及成员。所有与学生会例会相关的活动、流程及行为均需遵循本制度。适用范围涵盖定期例会、临时会议及各类专项会议，确保学生会内部沟通高效有序。

第三章会议的组织与准备

例会的组织工作由学生会办公室负责。会议召集人应在会议召开前一周通知所有成员，并提前发布会议议程。会议议程应包括会议主题、讨论事项、参与人员及会议时间地点等信息。会议材料需在会议前一天发放，让与会人员有充足的时间进行准备。此举有助于提高会议讨论的质量与效率。

第四章会议召开

会议应按预定时间召开，会议召集人负责主持会议并确保会议按照议程进行。会议记录员需全程记录会议内容，包括讨论意见、决策结果、任务分配及后续安排。会议记录应及时整理，并在会后24小时内发送给所有参会人员，确保信息传达无误。

第五章会议纪律

与会成员应遵守会议纪律，保持会议期间的专注与积极参与。未能按时参加会议的成员需提前向会议召集人请假，缺席者应在会后及时查阅会议记录并补充相关信息。会议期间，禁止使用手机等电子设备进行与会议无关的活动，以维护会议的严肃性与专注度。

第六章会议决策

会议决策需经过充分的讨论与表决。重要事项的决策应采取无记名投票的方式进行，确保决策的公正性与透明度。会议决策结果需在会议记录中明确标注，并由会议召集人签字确认。任何成员对会议决策有异议时，应及时提出并进行再讨论，确保各方意见得到充分尊重。

第七章后续跟进

会议结束后，会议召集人需对会议决策进行跟进，确保各项任务的落实。每次例会后应设定一个反馈机制，通过调查问卷或讨论会的方式收集与会人员对会议内容、形式及效率的意见与建议，持续改善会议质量。

第八章监督机制

学生会办公室负责对例会的管理进行监督，定期检查会议记录的完整性与准确性。针对会议决策的执行情况，办公室应进行跟踪评估，并将结果反馈给学生会全体成员，确保透明度与责任制的落实。若发现会议管理存在问题，应及时进行整改，并对相关责任人进行必要的约谈与培训。

第九章附则

本制度由学生会办公室负责解释，自发布之日起实施。针对本制度的相关细则和补充规定，可根据实际情况进行修订，修订需经学生会全体成员讨论通过。制度的实施情况将定期进行评估，确保其有效性与适应性。

第十章会议记录管理

会议记录作为会议的正式文档，需由会议记录员整理并存档。会议记录应包括会议时间、地点、出席人员、会议内容及决策事项等信息。记录的保存期限为三年，三年后可根据实际情况进行销毁。记录的保管需确保安全性，避免泄露会议内容。

第十一章会议的分类

根据会议的性质与目的，学生会例会可分为例行会议、专项会议及临时会议。例行会议为定期召开，主要讨论学生会的日常工作与计划。专项会议为针对特定事项进行的会议，需提前通知与会人员，并提供相关资料。临时会议为紧急情况而召开的会议，需尽量减少对正常工作的影响。

第十二章会议评价机制

为提升会议的效率与质量，学生会应建立会议评价机制。与会人员可在会议结束后对会议的内容、形式、效果等进行匿名评价。评价结果将作为后续改进会议管理的重要依据，确保会议制度的不断完善。

通过以上制度的实施，旨在提高高校学生会的工作效率，增强成员间的沟通与协作，确保学生会的各项活动有序开展。希望所有成员能够共同遵守并积极参与，为学生会的健康发展贡献力量。