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学校档案管理制度

第一章总则

为加强学校档案管理，保障档案的安全、完整及有效利用，依据国家法规、教育部相关政策及学校内部管理规定，制定本制度。学校档案是记录学校教育教学活动、师生信息、行政管理等方面的重要文件材料，是学校发展、管理、决策及评估的重要依据。

第二章档案管理的目标与原则

档案管理的目标在于实现档案的科学、规范管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性。管理原则包括：合法性原则，确保档案管理符合国家及地方相关法律法规；系统性原则，建立科学的档案管理体系，形成完整的档案管理流程；保密性原则，确保涉及个人隐私及学校机密的档案在管理和使用过程中得到保护。

第三章适用范围

本制度适用于学校内所有档案的管理，包括学生档案、教师档案、教学档案、行政档案及其他与学校业务相关的文件材料。所有教职员工及相关人员均需遵循该制度的规定。

第四章档案的收集与归档

档案的收集与归档由学校档案管理部门负责，具体内容包括：学生入学登记表、成绩单、学籍资料、教师聘用合同、教案、会议记录、教学评估材料、各类通知及其他与学校运作相关的文件。归档材料需确保字迹清晰、内容完整，并由档案管理部门对不符合要求的材料进行修正。档案资料需按类别、时间等进行系统整理，并建立电子档案系统，方便日后查阅与管理。

第五章档案的保管

档案管理部门负责档案的安全保管，档案应存放在专用的档案室内，确保室内环境符合防潮、防火、防虫等要求。档案应逐一编号并建立档案台账，每年进行一次全面检查，确保档案的完整性与安全性。档案的交接需填写交接清单，并由交接双方签字确认，确保责任到人。

第六章档案的查阅与借用

教职员工或外部人员如需查阅或借用档案，需向档案管理部门提出书面申请，经审核批准后方可进行。档案原则上不外借，特殊情况需借用时，需经校领导批准。查阅档案时应遵循保密制度，严禁对档案进行任何形式的涂改、圈划、拆换等。

第七章档案的转递

档案的转递需认真负责，涉及人员调动、课程变更等情况时，档案需随人转递。档案管理部门需负责对转递档案进行密封处理，禁止个人随意携带。转递档案时需填写转递单，并通过机要途径进行。对于接收的档案应及时核对，确保资料准确无误，并办理回执确认。

第八章档案的销毁与管理

对于已经超过保存期限的档案，需按照国家及学校相关规定进行销毁。销毁档案前需经过审核，确保档案不再具有使用价值且不涉及重要信息。销毁过程应由档案管理部门负责，确保销毁方式符合环保要求，并做好销毁记录。

第九章监督与评估机制

学校应建立档案管理的监督与评估机制，定期对档案管理工作进行检查与评估，确保制度的落实与执行。评估结果将作为档案管理部门工作考核的重要依据。各部门需对档案管理工作提出意见与建议，促进档案管理的持续改进。

附则

本制度由学校档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。所有教职员工应认真学习并遵守本制度，确保学校档案管理工作规范、高效、科学发展。随着学校的不断发展与变化，本制度将在必要时进行修订，以适应新的管理需求与法规要求。

第十章附加条款

所有教职员工在职期间，需定期参加档案管理的培训与学习，提升档案管理意识与能力。档案管理部门应组织相关培训，确保全员对档案管理制度的理解与遵循。

通过上述制度的实施，学校将建立起一套完善的档案管理体系，为学校的可持续发展提供有力的保障。档案管理不仅是对历史的记录，更是对未来发展的支持，确保学校在各项工作中都能高效、有序地进行。