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电子信息档案备份管理措施

随着人类步入信息时代，面对浩如烟海的各类信息，如何安全地获取、保存和管理各种有用的相关信息，对档案系统的建设和管理工作提出了新的要求。目前，档案系统面临着许多不安全因素，包括不可抗因素、人为因素和技术因素。有的单位由于备份措施做得好，出现问题可最大化恢复档案的内容，而有些单位却在问题面前无计可施，眼看着多年来辛辛苦苦著录的档案系统瞬间丢失，造成极大损失。因此，在档案管理中，要积极实施档案的备份管理。本文基于电子信息技术，结合现代档案系统的建设现状，围绕档案系统的分类、档案的载体、档案的异地备份、档案的电子化备份、档案的等级备份，提出了系统备份和管理档案系统的科学方法。

一、档案备份的意义、原则和备份策略

1.在档案管理现代化过程中最为宝贵的财富就是档案的信息，要保证档案现代化管理的顺利进行，就要保护基于计算机档案信息的档案数据的安全。操作失误、硬盘损毁、电脑病毒、自然灾难等等都有可能造成数据的丢失，这些都将给档案管理现代化造成无法估量的损失。因此，在档案管理现代化过程中，档案备份就占有极其重要的地位。

2.档案备份的原则包括：科学化，自动化，适用化、安全性、稳定性、全面性、简单化和兼容性。

3.数据备份和灾难恢复方案

一个完整的数据备份和灾难恢复方案应包括备份硬件、备份软件、备份策略和灾难恢复计划四个部分。备份硬件。常用的备份介质有：硬盘、光盘、磁带。硬盘容量大但成本太高。光盘的成本比较低，但它们所用的访问时间要比硬盘长2到6倍，并且容量相对较小。当备份大容量数据时，所需光盘数量大，虽保存的持久性较长，但整体可靠性较低。磁带具有容量大并可灵活配置、速度相对适中、保存长久，成本较低、数据安全性高。此外，磁带具有先进的自动管理功能，可实现无人操作的自动备份，从而保证了备份数据的可靠性。鉴于档案部门经费相对紧张的实际情况，选择经济实用且保存寿命长的磁带介质对档案数据进行备份是最佳选择。备份策略包括备份系统的组成要求、网络备份方式和维护要求。简单来讲，备份系统可分为两种基本模式：本地容错模式和异地容灾模式。本地容错模式用于解决本地故障、错误，如网络设备、服务器、存储设备的宕机、线路中断、操作系统故障、应用系统故障、硬件设备故障等。本地故障发生时，本地冗余和备份的设备和软件可以帮助恢复系统。异地容灾模式用于发生大的灾难、本地无法恢复时，由异地备份中心的系统设备提供业务容灾恢复。异地灾难备份中心有非实时和实时两种模式[1]。另外，一个系统的灾难恢复计划也是必要的，包括应急和快速恢复等。

二、现代档案系统的备份与管理

1.传统纸质档案的备份

对于传统的纸质档案，可以通过二维扫描、拍照或其他无损方式将档案文件全面电子化，并选择多种存储方式，如磁盘、硬盘和光盘等进行电子备份。

2.电子档案的备份

对于电子档案，可以通过无损方式选择多种存储方式，如磁盘、硬盘和光盘等，通过本地或网络的途径，在确定的时间，按照不同的频率进行电子备份。

3.各种软件和数据库的备份[2]

需要备份存档的软件包括系统软件、应用软件、工具软件、外设驱动程序、1C芯片内的软件。另外，档案信息管理系统和数据库也需进行备份。数据库备份技术是档案管理信息系统建设中的一项关键技术，具有非常重要的作用。其作用集中表现在档案数据库的安全恢复、档案数据库对外发布信息的过滤、档案数据库的快速重建等方面，

4．实物档案的备份[3，4]

对于我国古代遗留下来的归家兽骨、竹简木牍、金石、缣帛等实物档案，可以通过最新的三维扫描制造技术，将所有的信息进行电子化，并记录实体的结构和载体物质组成。通过自动控制生产技术，可以做出仿真的实体档案，从而最大化地实现实体备份。三维扫描是集光、机、电和计算机技术于一体的高新技术，主要用于对物体空间外形和结构进行扫描．以获得物体表面的空间坐标。它的重要意义在于能够将实物的立体信息转换为计算机能直接处理的数字信号，为实物数字化提供了相当方便快捷的手段。高速三维扫描及数宇化系统在反求工程中发挥着巨大作用，高速三维扫描仪己在我国多家模具厂点得到应用，取得良好效果。该系统提供了从模型或实物扫描到加工出期望的模型所需的诸多功能，大大缩短了模具的研制制造周期。由于三维扫描系统己在汽车、摩托车、家电等行业得到成功应用，相信以后在实物档案的备份中将发挥更大的作用。三维扫描技术能实现非接触测量，且具有速度快、精度高的优点。而且其测量结果能直接与多种软件接口，这使它在CAD、CAM、CIMS等技术应用日益普及的今天很受欢迎。在发达国家的制造业中，三维扫描仪作为一种快速的立体测量设备，因其测量速度快、精度高，非接触，使用方便等优点而得到越来越多的应用。用三维扫描仪对手板，样品、模型进行扫描，可以得到其立