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《办公室管理》形成性考核册及参考答案

办公室管理作业一

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）

1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内

容。

2文书制作复印资料。打印文稿及表格。

3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。

4档案管理档案管理。

5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议

内容。

6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7信息资料准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并

组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。

8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的

来访。

9接待工作接待来访宾客；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电

话。

10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。

11督查工作督导一般职员或速记员。

12日程安排替上司定约会并做好记录；为上司安排旅行或考察。

13日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务

的或其他的记录。通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。

14办公室管理办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。

15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的

吩咐。执行上司交办事项。

16替上司申报交纳所得税及办理退税。

17外出办事，如银行、邮局等。

18

二、办公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

1．信封、纸张；

2．软盘、光盘等；

3．铅笔；

4．圆珠笔；

5．签字笔或钢笔；

6．修正液或修正带；

7．印盒；

8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、

日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

9．小刀；

10．日历等；

11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、

大头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

（1)计划的步骤（2）实施的步骤（3）检查的步骤

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个

滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得

这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划

书。

把课本P30的表画下来

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工

作方法的认识。

1．请示方法和报告方法；

2．计划方法和总结方法；

3．受意方法；

4．传达方法；

5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法；

7．分工方法与合作方法。

答：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会

议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发

表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈

的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

1.受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态

度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

2．结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的

重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到

办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现

状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记

录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。

只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总

经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满