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大型超市采购管理制度

第一章总则

为优化大型超市的采购流程，提升采购效率，降低采购成本，确保商品质量，特制定本采购管理制度。本制度旨在规范采购行为，确保采购活动的合规性和透明性，提高供应链管理水平，保障超市运营的持续性和稳定性。

第二章适用范围

本制度适用于大型超市内所有与采购相关的部门及人员，包括采购部、财务部、仓储部及相关业务部门。所有采购活动均需遵守本制度的规定。

第三章采购管理目标

本制度的主要目标包括：

1.确保采购活动的合规性，遵循相关法律法规和公司内部规章。

2.通过科学的采购计划和控制，降低采购成本，提高资金使用效率。

3.确保采购商品的质量，维护消费者权益，提高顾客满意度。

4.建立健全供应商管理体系，确保与合格的供应商合作。

5.通过信息化手段，提高采购效率和透明度，减少人为差错。

第四章采购流程

采购流程由需求提出、供应商选择、合同签署、订单下达、货物验收及付款等环节组成。

1.需求提出

各部门应根据销售计划和库存情况，提前提出采购需求。需求应包含商品名称、规格、数量、预算等信息，报送至采购部。

2.供应商选择

采购部根据需求，进行市场调研，选择合格的供应商。选择标准包括供应商的资质、信誉、价格、交货期及售后服务等。

3.合同签署

与供应商达成一致后，采购部应与供应商签署书面合同，明确采购商品的质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等条款。

4.订单下达

根据合同，采购部向供应商下达正式采购订单，订单应明确商品名称、规格、数量、单价及交货日期等信息。

5.货物验收

货物到达后，仓储部应对照采购订单进行验收，确认商品的数量、质量及包装情况。验收合格后，方可入库。

6.付款

货物验收合格后，采购部应向财务部提交付款申请，财务部依据合同条款进行付款。

第五章供应商管理

为保证采购的顺利进行，采购部应建立供应商档案，定期评估供应商的表现。供应商管理主要包括以下内容：

1.供应商评估

对供应商的产品质量、供货及时性、服务态度等进行定期评估，评估结果作为后续供应商选择的依据。

2.供应商培训

对合格供应商进行必要的培训，提高其服务意识和产品质量，以进一步保障采购质量。

3.供应商关系维护

保持与供应商的良好沟通，及时反馈问题，解决采购中的矛盾，以建立长期稳定的合作关系。

第六章采购预算与控制

采购部应根据销售预测和库存情况制定年度采购预算，预算的编制需经过财务部审核。

1.预算编制

各部门需根据销售计划和市场需求，合理编制采购预算，确保预算的准确性和可执行性。

2.预算控制

采购过程中，采购部需严格控制采购成本，确保采购支出不超出预算。如需调整预算，须经相关部门审批。

第七章质量管理

为确保采购商品的质量，采购部应建立完善的质量管理体系。

1.质量标准

采购商品应符合国家相关质量标准及企业内部质量标准，采购部应在采购前明确商品质量要求。

2.质量检验

仓储部应对验收的商品进行质量检验，发现不合格商品应及时处理，包括退货、索赔等。

第八章采购信息管理

建立采购信息管理系统，以提高采购管理的效率和透明度。

1.信息录入与更新

采购部应及时录入采购信息，包括供应商信息、采购订单、验收记录等，确保信息的准确性和及时性。

2.信息共享

各相关部门应共享采购信息，确保信息流通，避免重复采购和库存积压。

第九章监督与评估

为确保采购管理制度的落实，建立监督与评估机制。

1.监督机制

由审计部定期对采购活动进行审计，检查采购流程的合规性和透明度，发现问题及时整改。

2.评估机制

定期对采购管理制度进行评估，根据评估结果进行制度修订和完善，确保制度的有效性。

附则

本制度由采购部负责解释，自颁布之日起实施。根据实际情况，采购管理制度可随时修订，修订后的制度应及时通知相关部门，确保各部门知晓并遵守。