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大型会议接待方案

大型会议接待方案7篇

为保障事情或工作顺利开展，常常要根据具体情况预先制定方案，

一份好的方案一定会注重受众的参与性及互动性。那么优秀的方案是

什么样的呢？以下是小编收集整理的大型会议接待方案，希望能够帮

助到大家。

大型会议接待方案1

一、会前

1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等

信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、

游、娱乐等相关方面的情况。

4、确定方案，签订合同，预付定金。

二、会中

1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演

讲稿等会议相关物品。

3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮

等。

4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服

务。

三、会后

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客

户进行核对并结帐。

2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花

名册。

3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发

给每位与会人员以做留念。

大型会议接待方案2

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及

会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模，确定接待规格。

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、

地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等

内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会

议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要

附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问

路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了

解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

它可以随会议通知一起发放。

●选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最

好是达到一下标准：

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松

松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一

起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，

英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正

好的房间。”

第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以

把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点

定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、

卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议

是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺

利”。否则，可能会造成损失。

第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶

来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢

迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更

加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需

摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以

下几种配置方法：

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同

领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地

看到其他人的面容，