会议方案合集五篇 .pdfVIP

会议方案合集五篇

会议方案篇1

一.会前

1.与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2.供应会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通

等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

3.派专人帮助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、

游、消遣等相关方面的状况。

4.确定方案，签订合同，预付定金。

二.会中

1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前预备：预备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议

演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶

饮等。

4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特别要求。

5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特别客人(回民)确实认。

6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7.会议消遣：消遣消费形式、消费标准、消遣地点确实认。

8.会议服务：会议代表合影留念、为代表供应服务及相关服务。

三.会后

第1页

1、结帐：供应会议过程中的具体费用发生明细及说明，专人

与客户进行核对并结帐。

2、资料：会议后的资料收集，依据客户要求制作会议通讯录

或花名册。

3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来

分发给每位与会人员以做留念。

会议方案篇2

(一)支配方式：这里有几种方法来处理睬议的团体住宿，最简

洁的方法是由参会者自己支配住宿，但是更有效和考虑经济利益来说

最好是由主办单位预定房间，假如不事先保存房间，会产生以下问题:

1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距

离会场较远的地方。

2.参会者可能拿不到优待价格，由于个人无法有讲价的力量。

3.会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间

数多寡来考虑场租可否讲价。

由于会议公司常常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议服务

公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您

抱负选择之一。

(二)住宿程序：一旦预订的房间确定后，确定用哪4种基本住

宿程序是你需要的：

1.告知饭店全部参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申

请表为凭。

第2页

2.告知饭店全部订房以主办单位的住宿表为凭证。

3.经由专业会议服务公司代为处理。

4.经由主办单位的住宿组人员负责。

(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这

些都必需事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特殊是遇到旺季，

可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

订房卡：假如会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店

或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位伴同会议通知寄上订房

卡再由参会者直接向饭店订房。

这份订房卡或申请表亦可根据基本格式事先印制，在印制前先

做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会盼望

注明假如订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服

务费。

另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓舞参会者

尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。

将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写伴随人员名字，盼望哪种房

间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告知饭店

收款方式，内容包括：

1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

3.房间只保存到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

第3页