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财务共享服务中心管理制度

一、总则

1.目的

为规范财务共享服务中心（以下简称“共享中心”）的运营管理，提高财务管理效率和质量，确保财务信息的准确性、及时性与完整性，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于本单位及下属各分支机构、子公司与共享中心之间的财务业务处理及相关管理活动。

3.基本原则

标准化原则：共享中心遵循统一的财务业务流程、操作规范与数据标准。

专业化原则：配备专业财务人员，分工明确，提供专业化服务。

信息化原则：依托先进的信息技术平台，实现财务数据的高效处理与信息共享。

服务导向原则：以服务内部客户为宗旨，及时响应并满足各业务单位的财务需求。

二、组织架构与职责分工

1.共享中心组织架构

共享中心设立主任一名，负责全面管理工作。下设财务核算组、资金结算组、费用报销组、报表编制组、系统维护组等专业小组，各小组根据业务量和复杂程度配备相应数量的财务人员。

2.职责分工

共享中心主任职责

制定共享中心的发展战略与规划。

组织制定并完善财务共享服务相关制度、流程与标准。

协调共享中心与其他部门、分支机构之间的关系。

负责共享中心的团队建设与人员管理，包括招聘、培训、绩效考核等。

财务核算组职责

负责各业务单位的日常账务处理，包括凭证录入、账务审核、结账等工作。

协助各业务单位进行财务核算体系的搭建与优化。

定期对财务数据进行核对与清理，确保账实相符、账账相符。

资金结算组职责

统一管理单位的资金收付业务，包括银行账户管理、资金收付操作、资金监控等。

编制资金日报、周报、月报等资金报表，分析资金流动情况并提出合理建议。

与银行等金融机构保持良好沟通，办理相关金融业务手续，如贷款、授信等。

费用报销组职责

审核各业务单位提交的费用报销单据，确保报销事项符合单位的费用报销政策与标准。

处理费用报销的账务核算与支付工作，跟踪报销进度并及时反馈给报销申请人。

定期对费用报销数据进行统计分析，为费用管控提供数据支持。

报表编制组职责

按照财务报告要求，编制单位的月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。

对财务报表进行数据分析与解读，撰写财务分析报告，为管理层决策提供依据。

协助外部审计机构开展审计工作，提供相关财务资料与数据。

系统维护组职责

负责财务共享服务信息系统的日常维护与管理，包括系统升级、数据备份、故障排除等。

根据业务需求，与信息技术部门合作进行系统功能优化与开发。

对共享中心财务人员及其他相关用户进行系统操作培训与技术支持。

三、业务流程管理

1.财务核算流程

业务单位按照规定的财务核算要求，及时将原始业务单据传递至共享中心。

共享中心财务核算组接收单据后，进行审核，审核内容包括单据的真实性、合法性、完整性以及业务的合规性等。审核无误后，录入财务系统生成记账凭证。

记账凭证经过内部审核人员再次审核后，进行账务处理，更新相关账务数据。

定期进行账务结账操作，生成财务报表所需数据。

2.资金结算流程

业务单位提交资金支付申请，注明支付金额、用途、收款方等信息，并附上相关业务单据。

资金结算组收到申请后，对支付信息进行审核，包括资金预算是否充足、支付手续是否完备等。审核通过后，在财务系统中进行支付操作，并将支付指令发送至银行等金融机构。

对于资金收入业务，资金结算组及时确认到账信息，并进行账务处理。

每日对资金收支情况进行核对，编制资金日报表并报送相关部门及领导。

3.费用报销流程

员工填写费用报销单，附上真实、合法、有效的费用发票及相关证明材料，提交至所在业务单位的负责人审批。

业务单位负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，审批通过后提交至共享中心费用报销组。

费用报销组对报销单据进行审核，重点审核费用标准、报销范围、发票真伪等内容。审核通过后，进行账务处理并安排报销款项支付。

如报销单据存在问题，及时与报销申请人沟通并退回修改。

4.报表编制流程

报表编制组在每月末结账完成后，根据财务系统数据及相关调整事项，编制月度财务报表。

对财务报表进行内部审核与校验，确保数据的准确性与一致性。

按照规定的时间要求，向管理层、外部监管机构及其他相关部门报送财务报表及财务分析报告。

四、财务信息管理

1.数据录入与维护

共享中心财务人员应严格按照财务数据录入规范，准确、及时地将业务数据录入财务系统。

对财务数据进行定期备份，确保数据的安全性与完整性。备份数据应存储在安全可靠的介质中，并按照规定的保存期限进行保存。

建立数据修改审批机制，任何对财务数据的修改都必须经过授权与审批，详细记录修改原因、修改人员及修改时间等信息。

2.信息查询与使用

授权用户可在规定权限范围内查询财务信息，共享中心应提供便捷的信息查询平台与工具。

严格遵守信息保密制度，防止财务信息泄露。未经授权，任何人