新形势下会议组织活动中秘书的九大工作 .pdfVIP

：秘书如何做好会议工作

秘书的重要职业技能

一、会议的作用与种类

会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这

种活动形式。国外一些社会学家断言，人类进入了一个会议的时代。全世界每年举办的各种会议数十万个，

与会者约上亿人次。法国是世界上最大的会议中心。至于全国基层单位举行的会议就更多了。原来我认为

中国的会议多，资本主义会议不多，其实不然，据说日本的国家工作人员40%的时间在开会，真正成为会

议的海洋。

在我国，会议已成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已经成为各级党政机关、

企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式，是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、

政策，统一思想，提高认识，交流经验，布置工作，统筹协调，解决问题的重要手段。它体现着党的民主

集中制原则，集体领导原则和群众路线原则。我们党的历史上，凡重大问题都是通过会议认真讨论才进行

决策的。如在浙江南湖召开的第一次党代表大会、遵义会议、三中全会都是决定中国前途和命运的历史性

会议。

二、秘书在会议的各个阶段要做的工作

会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多，概括起来就是办文、办事。会议秘书

工作既办文，又办事，是一项综合性的工作，又是经常性的工作。这里有大量的文字工作，组织协调工作

和事务性工作要做，是对秘书人员能力水平的检验，如果能把会议组织好协调好，这说明你这个秘书是合

格的。

（一）要做好会议的准备工作

。准备工作很重要，准备是否充分，直接影响会议

的质量和效果。一个会议，可能一两天就开完了，但准备工作可能要一两个月，甚至更长。不同的会议，

准备的内容不同，如党代会、人代会，主要是工作报告和人事的准备；工作会议主要是材料的准备，庆祝

大会主要是讲话稿和会场的准备等。

准备工作包括以下内容

一般的说，：⑴拟定会议工作方案；⑵选定会议议题；⑶拟定会议

议程、日程、程序；⑷准备会议文件；⑸确定出席、列席会议人员；⑹与会人员编组；⑺选定、布置会场；

⑻排列座次；⑼制作分发证件；⑽发会议通知；⑾制定会议须知；⑿负责会议报到；⒀会议秘书机构的置

设及分工；⒁申请会议经费。

会议工作方案：包括会议名称，会议内容，会期，会议的规模，日程、议程，会议的开法，会议的组织

领导，宣传报道，会议文件准备，经费预算，食宿安排，保卫和保密工作等。

会议的议题：就是会议需要研究解决的问题，是会议的主题和灵魂，其他准备工作都要围绕议题来进行。

有的会议如最近在乌苏召开的教育转化“法轮功”痴迷者现场会议，议题就是一个，就是学习推广乌苏市教

育转化法轮功人员的经验。有的一个会议有几个议题，如县委常委会，讨论职工下岗再就业问题，大学生

的分配问题，财政问题。会议的议题要和会议的内容相适应，如县委常委会讨论的问题，就是在全县有指

导意义和带有全局性的问题，那些下一级会议可以解决的问题或者个别单位可以解决的问题，不要拿到常

委会议上解决。党委的会议和政府会议讨论的问题也要有区别，党委会议讨论的问题多是政治问题、干部

工作、党的建设及重大经济工作。具体的经济工作、行政事务应交给政府会议研究解决。

会议议程：是会议解决问题的概括安排。

会议日程：是指在一段时间内会议进程的具体安排，它可以使与会人员了解每天会议的安排情况。会议

日程一般用日程表来表达。

会议程序：是一次会议按照时间先后依次安排的步骤。会议程序主要是供主持会议的同志掌握会议进程

之用，不需要发给与会者。

会议文件的准备：在会议准备工作中，起草好会议文件是最重要的准备工作，花费的时间最长，投入的

精力最多。文件的质量往往决定会议的质量，传达贯彻会议精神主要传达会议文件。会议的文件往往比较

多，有主要文件、参考文件、阅读文件。一般说来，领导讲话和工作报告是主要文件，要下大功夫写好。

关于会议文件如何写，这里不能详细讲了，有几个同志专门讲这个问题。

关于会议通知，会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出通知，以便与会人员提前作好准备。通知由标

题、正文、落款三部分组成。标题由会议的种类+文种（通知）组成。正文：写清楚会议的名称、开会日期、

地点、会期、议题、参加会议人员范围等。比较大型的会议有外地同志参加要写清楚报到地点，是否提供

交通工具，可否带工作人员。落款：包括发文单位和发出日期，有的要