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企业机要文书保密制度

企业机要文书保密制度

一、背景及目的

随着科技的发展和信息的高速流动，企业面临着越来越多的信

息安全风险和威胁。信息泄露不仅会对企业的商业利益造成损

失，还可能导致企业声誉受损或出现法律纠纷。为了确保企业

的信息安全和商业利益，建立和执行一套完善的机要文书保密

制度至关重要。

二、适用范围

本保密制度适用于我公司所有内部和外部使用、处理、存储公

司机要文书的人员，包括但不限于员工、合作伙伴、供应商和

顾客等。

三、机要文书的定义和分类

1.机要文书定义：指包含企业核心机密信息的文书资料，包括

但不限于商业计划、产品研发资料、合同文件、财务报表、人

事信息等。机要文书是公司非常重要和敏感的资产，其安全性

需得到高度保护。

2.机要文书分类：

机密a.级文书：包含了影响公司商业利益、竞争优势和核心

技术的机密信息，仅限内部授权人员可查阅和处理。

b.限制级文书：包含了企业经营和商业活动中的敏感信息，

仅限相关授权人员可查阅和处理。

c.内部级文书：包含公司内部资料，仅限公司员工内部共享

和处理。

d.公开级文书：所有人员均可查阅和处理的信息。

四、机要文书的保密要求和措施

1.保密意识培养：公司将定期对员工进行保密意识的培训，以

确保他们了解机要文书的重要性和保密的要求。

2.访问权限控制：公司将根据员工所扮演的角色和职责，授予

相应的访问机要文书的权限，确保只有授权人员才能查阅和处

理相应的文书。

3.密码保护：对于电子文书，公司要求员工使用强密码并定期

更改密码，以保护其机要信息的安全。

4.物理安全措施：公司将安排相应的物理场所来存储和保护机

要文书，包括保险柜、安全房间等。同时，对于外出办公的员

工，必须使用加密设备或云端存储来保护机要文书的安全。

5.分级管理：对于机要文书，公司将按照其保密级别进行分类

和管理，确保不同级别的文书得到相应的保密措施。

6.传输和通信保护：任何传输和通信机要文书的行为都必须采

用加密措施，以防止信息被窃取或篡改。

7.设备和媒体控制：公司要求员工妥善保管和使用公司提供的

设备和媒体，禁止将机要文书复制到个人设备和媒体上，以防

止信息泄露。

五、机要文书的遗失、泄露和处理

1.机要文书遗失：员工在发现机要文书遗失时，应立即向上级

报告，同时采取措施查找遗失的文书，避免影响公司的利益和

声誉。

2.机要文书泄露：如发生机要文书泄露的行为，员工应立即报

告上级，并配合调查相关责任人员。公司将依法采取相应措施，

维护自身合法权益。

3.离职员工处理：离职员工离职之前必须交出所有的机要文书

和相关资料，并签署保密协议，承诺不泄露机要信息。

4.违反制度的处理：对于违反机要文书保密制度的员工，公司

将根据情节的严重程度采取相应的纪律处分，包括警告、停职、

辞退等。

六、制度监督和修订

1.制度监督：公司将设立保密管理部门，负责制度的执行和监

督，对违反保密制度的行为进行调查和处理。

2.制度修订：保密制度应不断完善和更新，遵循相关法律法规

和最佳实践，适应企业的发展和变化。

七、保密制度的宣传和培训

1.宣传：公司将通过内部通知、企业网站、宣讲会等形式，向

员工宣传保密制度，并强调其重要性和意义。

2.培训：公司将定期开展保密培训，提升员工的保密意识和知

识水平，确保他们能够正确使用和保护机要文书。

以上为我公司的机要文书保密制度，希望通过该制度的建立和

执行，能够确保公司机要信息的安全和保密，维护公司的商业

利益和声誉。同时，也希望员工能够严格遵守保密制度，认识

到机要文书保密的重要性，并将其作为正常工作的一部分来执

行。八、机要文书的存储和备份

1.存储要求：公司要求所有的机要文书必须存储在专门的存储

设备或系统中，以确保其安全性和完整性。这些存储设备或系

统应受到物理和逻辑访问的限制，只有经过授权的人员才能查

看和处理这些文书。

2.备份措施：为了防止机要文书丢失或损坏，公司要求定期进

行数据备份，并确保备份数据的安全性和可恢复性。备份数据

必须存储在安全的地方，并定期测试其可恢复性以确保备份的

有效性。

3.灾难恢复计划：公司将制定灾难恢复计划，以便在发生紧急

情况或灾难时能够及时恢复机要文书的使用和保护。该计划将

包括备份数据的存储和恢复、应急联系人的设立、灾难恢复设

备的准备等。

九、外部人员的保密义务

1.合作伙伴和供应商：与公司合作的合作伙伴和供应商必须签

署保密协议，并承诺不泄露机要文书的信息