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文化发展公司数据管理办法

一、总则

1.目的

为加强本文化发展公司数据资源的管理，保障数据的准确性、完整性、安全性以及有效利用，提升公司运营决策的科学性和业务开展的高效性，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及数据的采集、存储、使用、共享、备份、销毁等活动，涵盖公司各部门、各业务线以及全体员工。

3.原则

遵循合法性、安全性、准确性、完整性、及时性以及保密性的原则，对公司数据进行全生命周期管理。

二、数据分类与分级

1.数据分类

业务数据：包括但不限于文化项目策划方案、市场推广活动数据、客户合作合同信息、文化产品销售记录等与公司日常业务运营直接相关的数据。

财务数据：如财务报表、预算执行情况、成本核算明细、资金收支记录等反映公司财务状况和资金流动的数据。

人事数据：涵盖员工基本信息、考勤记录、绩效考核结果、薪酬福利数据等与人力资源管理相关的数据。

其他数据：指除上述分类之外的，如公司内部办公文档、规章制度文件、行业研究资料等辅助公司运营的数据。

2.数据分级

根据数据的重要性、敏感性以及对公司的影响程度，将数据分为以下三个级别：

一级数据（绝密级）：涉及公司核心商业机密、重大战略规划、未公开的财务预决算信息、关键客户的隐私资料等，一旦泄露会对公司造成极其严重的损害。

二级数据（机密级）：包含重要业务项目的详细进展情况、部分敏感的人事信息、有一定保密性要求的财务数据等，泄露可能导致公司在市场竞争中处于不利地位，造成较大损失。

三级数据（秘密级）：如一般性的业务统计报表、普通办公文档等，其泄露会在一定程度上影响公司正常的工作秩序，但损害相对可控。

三、数据采集

1.采集原则

数据采集应遵循必要性原则，确保所采集的数据与公司业务需求和管理目标相关，避免采集冗余或无关的数据。

按照规定的格式、标准和流程进行采集，保证数据的准确性和完整性。

2.采集方式

通过业务系统自动记录，如文化产品销售管理系统自动采集销售订单、库存变动等数据；市场调研工具收集市场反馈、消费者偏好等信息。

人工录入，对于无法通过系统自动采集的数据，如部分线下活动参与情况、特殊业务洽谈记录等，由相关责任人按照既定模板及时准确录入到相应的数据存储介质中。

3.采集责任

各部门负责本部门业务范围内的数据采集工作，指定专人担任数据采集员，对采集的数据质量负责，并按照要求及时提交至公司统一的数据管理平台或存储库。

四、数据存储

1.存储介质与环境

公司应选用安全可靠的存储介质，如高性能服务器、专业存储设备等，根据数据量和使用频率合理分配存储资源。

建立符合安全标准的机房环境，保障存储设备的稳定运行，具备温度、湿度控制，电力保障以及防火、防盗、防水等设施。

2.存储结构与管理

按照数据分类和分级，分别建立相应的数据库或文件夹体系，进行分类存储，便于查询和管理。

定期对存储的数据进行盘点和整理，清理过期、无效的数据，优化存储结构，提高存储效率。

3.备份策略

制定完善的数据备份计划，针对不同级别的数据采取不同的备份频率和方式。一级数据应实时备份至异地灾备中心；二级数据每日进行备份，并定期异地存储；三级数据可每周备份一次，存储在本地备用存储设备上。

定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性和完整性。

五、数据使用与共享

1.使用权限管理

根据员工的岗位职能和工作需求，为其分配相应的数据访问权限，严格控制不同级别数据的使用范围，确保员工只能访问和使用与其工作职责相关的数据。

权限变更应遵循严格的审批流程，由员工所在部门提出申请，经数据管理部门审核、公司管理层批准后，由技术人员进行相应的权限调整。

2.数据共享原则

在保障数据安全的前提下，鼓励公司内部各部门之间合理共享数据，以提高工作效率和协同效果。但共享的数据应进行必要的脱敏处理，去除敏感信息，确保不会造成数据泄露风险。

跨部门数据共享需由需求部门提出共享申请，说明共享目的、数据范围和使用方式等，经数据提供部门审核同意，并报数据管理部门备案后，方可进行共享。

3.数据分析与应用

各部门可基于自身业务需求对所掌握的数据进行分析，挖掘数据价值，为业务决策提供支持。同时，鼓励跨部门联合数据分析项目，以更全面地洞察公司业务状况，提升整体运营水平。

六、数据安全与保密

1.安全防护措施

公司应建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击导致的数据泄露和损坏。

对存储数据的设备和系统进行访问控制，采用身份认证、密码加密等技术手段，限制非法访问。

2.保密制度

加强员工的数据保密教育，签订保密协议，明确员工在数据管理方面的保密责任和义务，使其知悉违反保密规定的后果。

对于涉及公司机密的数据，在传输过程中应采用加密技术，如使用加密邮件、安全传输协议等