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档案分类整理制度

一、整理分类的定义及方法

整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属

管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理

公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办

法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预

立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。

二、收集归类，整理成卷

这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然

后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。

1.业户档案资料。

（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公

约、验房单等。

（2）业主详细资料登记表。

（3）家庭人员登记表。

（4）业主房屋维修档案。

（5）缴费情况一览等。

2.工程技术档案资料（含产权）。

（1）规划图纸、项目批文、用地批文。

（2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。

（3）拆迁安置资料。

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（4）竣工总平面图。

（5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。

（6）工程合同、工程预决算。

（7）工程设计变更通知。

（8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工

程及地下管网竣工图。

（9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。

（10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。

（11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。

（12）砂浆、混泥土块试压报告。

（13）绿化工程竣工图。

（14）各类房屋清单。

（15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。

（16）公用设施设备及公共场地清单。

（17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。

（18）产权方面的资料。

（19）其他工程技术资料。

3.服务档案资料。

服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安

交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资

料。

（1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户

投诉及处理记录；回访记录等。

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（2）装修档案资料：二次装修申请表、装修责任书；施工企业资质证

明、装修人员登记表；室内装修设计平面图；装修竣工图等。

（3）维修档案资料：维修申请记录、回访记录；维修派工单；公共设

施巡检记录等。

（4）治安交通管理档案：日常“四防一保”网络图、巡检记录、交接

班记录、值班记录、巡逻路线；日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系

统录像带；进出入记录、应急处理记录；车辆管理记录、车辆详细资料等。

（5）设备设施管理档案：公用设备设施维修保养计划；公用设备设施

维修保养记录；机电设备运行、巡查记录；设备承包方资料；公用设备设施

台账及更新记录等。

（6）绿化清洁管理档案：清洁班月检记录、周检记录；绿化工作记录、

检查记录；消毒、杀虫记录；绿化病虫害检查记录等。

（7）社区文化档案：社区文化创建构想、组织活动计划及实施情况记

录；社区文化活动图片等记录内容；传媒报道资料；文化活动场所、设施台

账及使用记录等。

4.其他管理档案：在物业管理日常工作中形成的一些公务性、行政性、

指导性的管理文件资料。一般有行政文件、管理指导文件和业委会相关资料。

（1）行政文件：财务文件；人事管理记录、文件；政府主管部门文件；

内部管理规则制度、通知、签报等文件。

（2）管理指导文件：质量手册；程序文件（质量）；环境手册；程序文

件（环境）；作业文件等。

（3）业委会相关资料：下属管理处业委会筹备成立文件；下属管理处

业委会成立后的运行文件等。

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三、建立一户一档