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矿业项目监理资料管理规范

第一章总则

为规范矿业项目监理资料管理，提升项目管理水平，确保项目监理工作的顺利进行，依据国家相关法规、行业标准及组织内部规范，制定本规范。矿业项目监理资料是记录项目实施过程、监理活动及其成果的重要文件，对于项目的安全、质量和进度管理具有重要意义。

第二章适用范围

本规范适用于本公司所有矿业项目的监理资料管理工作，涵盖项目立项、设计、施工、验收及后期评估等各个阶段的监理资料。所有参与矿业项目监理的人员和相关部门均应遵守本规范。

第三章管理规范

1.资料分类与归档

监理资料应根据项目阶段进行分类，包括但不限于立项资料、设计资料、施工资料、验收资料及评估资料。每类资料需按时间顺序整理，并确保资料完整性、准确性和可追溯性。归档后的资料应存放在专用档案室，确保安全和保密。

2.资料收集与整理

各监理人员应在项目实施过程中，及时收集、整理相关资料。包括监理日志、会议记录、施工记录、质量检测报告等。资料收集的责任由各项目监理工程师负责，确保资料的真实性和有效性。

3.资料审核与签署

所有监理资料在归档前应经过审核，确保资料内容符合相关标准和要求。审核工作由项目监理负责人负责，审核合格后需签署确认，并注明审核日期。未审核的资料不得归档。

4.资料保管与安全

监理资料的保管应由专人负责，确保资料不被损坏、遗失或泄露。档案室应采取防火、防潮、防盗等安全措施，定期检查资料的保存状况。对重要资料应建立备份机制，确保关键数据的安全性。

5.资料查阅与借用

第四章操作流程

1.资料收集阶段

项目监理人员在项目实施过程中，按照工作要求收集相关资料，并及时整理。建立资料收集台账，记录收集的资料种类、数量及收集时间。

2.资料整理与归档阶段

在项目各阶段结束后，监理人员应对收集的资料进行整理，按类别及时间顺序归档。整理完成后，填写资料归档清单，并交由项目监理负责人进行审核。

3.资料审核阶段

审核工作应在资料归档后第一时间内进行。项目监理负责人对资料进行全面审核，审核合格后签署确认。不合格的资料应及时退回，并说明整改意见。

4.资料保存阶段

审核合格的监理资料应存放在专用档案室，确保资料的安全。定期检查资料的保存状况，防止因环境因素造成的损坏。

5.资料查阅与借用阶段

如需查阅或借用资料，申请人应填写查阅登记表，并交由项目监理负责人审批。借用资料后，应在规定时间内归还，逾期未归还需说明原因。

第五章监督机制

为确保本规范的有效实施，需建立监督机制。项目管理部定期对监理资料管理工作进行检查，检查内容包括资料的完整性、准确性、归档情况及安全性。检查结果应形成书面报告，并对存在的问题提出整改意见。项目监理人员应对检查结果进行反馈，确保问题及时解决。

第六章附则

本规范由项目管理部负责解释，自发布之日起实施。定期评估本规范的适用性和有效性，必要时进行修订。

第七章其他相关条款

本规范的实施应遵循国家及地方相关法律法规，确保监理工作的合规性。各项目监理人员应积极参加培训，提高自身资料管理能力，确保监理资料的规范化管理。

通过建立详细的监理资料管理规范，旨在提高矿业项目的管理效率，保障项目的安全和质量，推动组织的持续发展与进步。