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公司会议室使用制度

第一章总则

为规范公司会议室的使用管理，提高资源利用效率，确保会议室的有序使用，制定本制度。会议室是公司进行各类会议、培训及其他活动的重要场所，合理使用会议室不仅能够提升工作效率，还能改善公司整体形象。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有员工、各部门及外部合作方在公司会议室的使用管理。所有使用者应遵循本制度，确保会议室的有效管理与使用。对于违反本制度的行为，将依据相关规定进行处理。

第三章会议室分类与功能

公司会议室根据规模与功能分为以下几类：

1.小型会议室：适合小型团队会议、讨论，容纳人数不超过10人。

2.中型会议室：适合部门会议及培训，容纳人数在10至30人之间。

3.大型会议室：适合全公司会议及大型培训活动，容纳人数超过30人。

每个会议室配备必要的设备，如投影仪、白板、音响等，确保会议的顺利进行。

第四章预约流程

会议室的使用需提前进行预约，预约流程如下：

1.填写预约申请：使用者需通过公司内部系统填写会议室预约申请，详细注明会议主题、时间、参与人数、设备需求等信息。

2.审核与确认：相关部门在收到申请后进行审核，确认会议室的可用性，并于24小时内反馈审核结果。

3.预约成功后确认：预约通过后，使用者需在系统中确认预约信息，并负责会议室使用期间的秩序维护。

未按时使用预定会议室的，需在会议开始前至少提前一个小时取消预约，避免资源浪费。

第五章使用规范

会议室使用者应遵循以下规范：

1.准时使用：使用者应根据预约时间准时进入和离开会议室，确保后续会议的顺利进行。

2.保持整洁：会议结束后，使用者应负责清理会议室，归还设备，确保会议室在下次使用前的整洁与完好。

3.设备使用：使用者应了解会议室内设备的使用方法，确保设备的正常运转，避免因操作不当造成损坏。

4.禁止吸烟：会议室内严禁吸烟，保持室内空气清新。

5.遵守保密：在会议过程中涉及的敏感信息应严格保密，使用者需确保会议内容不被外泄。

第六章监督与管理

会议室的管理由行政部负责，具体包括：

1.定期检查：行政部应定期对会议室进行检查，确保设施设备的完好与卫生。

2.违规处理：对于违反会议室使用规范的行为，行政部有权进行警告、罚款或限制使用等处理。

3.使用反馈：使用者可通过公司内部系统对会议室使用情况进行反馈，行政部将定期汇总并进行改进。

第七章附则

本制度自发布之日起实施，行政部负责对本制度的解释与修订。各部门如有特殊需求，可向行政部提出申请，经过审核后可进行相应调整。

第八章会议室使用的特殊情况

在一些特殊情况下，如公司重大活动或突发事件，行政部可根据实际情况对会议室使用进行临时调整。调整信息将及时通知所有相关人员，确保公司运作的连续性和高效性。

第九章会议室使用的费用

在特定情况下，如外部单位租用公司会议室，需按照公司规定的标准收取相关费用。费用标准将由财务部制定，并在公司内部公告，以确保透明和公正。

第十章会议室使用的记录与统计

会议室使用情况将由行政部进行记录与统计，包括使用频率、使用部门、使用者反馈等信息。定期的统计报告将为公司管理层提供数据支持，以便于制定相关决策。

第十一章会议室使用的培训

行政部将定期组织会议室使用培训，确保所有员工了解会议室的使用规范与设备操作，提升整体使用效率。培训内容包括会议室预约流程、设备使用指南及会议规范等。

附则

本制度由行政部解释，自颁布之日起实施。各部门应配合执行，并在日常工作中积极落实会议室使用管理要求，确保会议活动的高效与有序。

通过以上各项制度的设计与落实，力求实现公司会议室资源的合理配置与高效利用，提升公司整体工作效率与协同能力。