第14章：办公室秘书工作标准.pdfVIP

第四篇办公室秘书工作(gōngzuò)标

准

●秘书素质要求(yāoqiú)标准

●秘书(mshìū)工作职责标准

●秘书人员的配备(pèibèi)和

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使用标准

●秘书服务(fúwù)领导工作标

准

第十四章秘书素质要求(yāoqiú)标

准

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第一节多方面能力(néngl)ì要求

一、要有精明(jngmīng)í的办事能力

办事首先是指自己的工作，办事能力也是工作能力，就一般情

况而言，办事能力还指一个人对接受的任何一项任务的完成情况和

临机处理的能力。很强的办事能力缘于经验丰富、知识面广、头脑

清楚、思路敏捷、手脚勤快。事实上办事能力又是由多种能力综合

而成，往往反映出一个秘书的综合素质，这些综合素质应当(yngdī

āng)包括：

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1.专业(zhuānyè)能力

首先要熟悉工作，掌握工作规律，熟悉工作方法，了解对象，

了解自己，工作自如。秘书主要应当熟悉会务、文书、查办、信

访、接待、收集信息等专业。

2.理解和领会能力

日常工作中办公室秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也

要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的，就必须准确、快

速地领会领导交代的意图。同时也要准确无误地听懂、摸清办事对

象的想法。理解和领会能力的高低直接决定了秘书的办事水平。

3.分析和驾驭能力

秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归

纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情分

别办理得清楚顺当，有条不紊。这就需要具备条理和驾驭事务的能

力。

4.应变能力

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秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计

划、预案和想象，常常会与现实不大相符，甚至大相径庭，把预定

方案完全打乱。这就需要秘书临机不乱，沉着镇定，原则不变，迅

速抉择，灵活处置，达到预期(yùq)ī目的。

5.交际(jiāoj)ì能力

交际能力是处理好人际关系的重要因素。秘书要在不违纪和不

泄密的前提下努力搞好同上下左右各方面的人际关系，的确有一定

的难度，但是必须明确，善于交际，使人容易接近，容易被人信赖

(xnlìài)，办事成功率就高，速度就快，反之则不然。交际能力也反

映出一个人的思想性格修养，大多为人称道的秘书人际关系都是很

好的。

6.语言(yǔyán)能力

说话能力与办事(bànsh)ì的成功率有直接的关系。上传下达、

接待来客、来访、洽谈工作等等，都离不开说话，会说话是办事成

功的一个基本条件，也是处理好各种关系的一个基本条件。会说话

的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、明快条理、繁简得

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当、态度诚恳。同时还要有点说话的艺术：感染力、说服力、风

度、礼貌、机警、幽默等等。要明确认识到语言能力是办事成败的

一个重要因素，通过说话可以把各种事情办得利利落落。

二、要有较强的文字工作能力

文字工作能力的基本要求是，有较丰厚的文化知识、较高的政

治理论水平，能尽快地熟悉党和国家的政策，熟悉法规，头脑清

楚，思路敏捷，有较强的认识、分辨能力和逻辑思维能力，加上丰

富的词汇、流畅的文笔等等。秘书不仅要经常动手用文字向领导反

映一些重要的情况和重要的意见，而且要经常代领导审阅一些汇报

材料、报告等等，必要时还要把好文字关和起草文稿。没有一定的

文字工作能力是难以胜任的。