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会议及展览展示服务公司工作管理办法

一、总则

1.目的

为规范公司会议及展览展示服务相关工作流程，提升服务质量和工作效率，确保各项业务有序开展，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内参与会议及展览展示服务项目的所有部门和员工，包括但不限于策划部门、设计团队、搭建施工人员、现场服务人员等。

二、组织架构与职责分工

1.组织架构

公司设立项目管理中心作为统筹协调会议及展览展示服务项目的核心部门，下设策划部、设计部、工程部、客户服务部等相关专业部门，各部门协同合作，共同完成项目。

2.职责分工

项目管理中心

负责整体项目的规划、调度与资源协调，把控项目进度、质量和成本。

建立和维护与客户的沟通渠道，及时反馈项目进展情况，处理客户提出的各类问题与需求。

策划部

根据客户需求及项目主题，进行会议或展览展示活动的创意策划，撰写详细的策划方案，包括活动流程、亮点构思等。

开展市场调研，分析行业动态及竞争对手情况，为项目策划提供有力参考依据。

设计部

依照策划方案，进行视觉设计工作，涵盖场地布局设计、展示道具设计、宣传物料设计等，确保设计风格符合项目定位及客户要求。

与工程部紧密配合，提供准确的设计图纸及相关技术参数，便于施工搭建工作顺利开展。

工程部

负责项目的现场施工搭建工作，按照设计图纸和施工标准，组织人员、调配材料和设备，保障施工进度与质量安全。

在项目结束后，进行场地拆除及物料回收整理等工作，做好项目收尾工作。

客户服务部

对接客户，收集客户的初始需求信息并转达至相关部门，全程跟踪客户反馈，确保客户满意度。

负责活动现场的客户接待、引导以及应急情况处理等服务工作，展现公司良好形象。

三、项目流程管理

1.项目承接与需求调研

客户服务部接到客户咨询后，登记相关信息并及时安排专人与客户进行初次沟通，了解项目基本情况、预期目标、预算范围等关键要素。

策划部协同客户服务部深入开展需求调研工作，与客户进行多次沟通、实地考察场地等，形成完整的需求调研报告，为后续策划工作奠定基础。

2.策划与设计阶段

策划部根据需求调研报告，在规定时间内完成项目策划方案初稿，组织内部评审后提交给客户审核。根据客户反馈意见，及时修改完善策划方案，直至客户确认通过。

设计部依据确认后的策划方案开展设计工作，定期向策划部和客户服务部汇报设计进展，提交设计稿供内部审核和客户确认，按修改意见调整优化设计内容，直至最终设计方案获得批准。

3.项目施工与搭建阶段

工程部在收到最终设计方案及施工指令后，制定详细的施工计划，包括人员安排、材料采购计划、施工进度时间表等，提交项目管理中心审核备案。

施工过程中，工程部严格按照施工标准和安全规范进行操作，定期向项目管理中心汇报施工进度及质量情况。如遇问题需及时协调解决，如需变更设计或施工内容，需按规定流程提交变更申请，经相关部门和客户同意后方可实施。

4.项目预演与调试（适用于会议及有设备调试需求的展览展示项目）

在项目正式开展前，组织相关人员进行预演，检查活动流程、设备运行、展示效果等是否符合要求。对于发现的问题及时整改完善，确保正式活动顺利进行。

技术人员对现场的灯光、音响、多媒体展示等设备进行全面调试，保证设备在活动期间稳定运行，达到预期展示效果。

5.项目实施阶段

各部门按照既定分工，在活动现场履行各自职责。客户服务部做好客户接待、引导及现场服务工作；工程部保障场地设施及展示设备正常运行；策划部和设计部关注活动整体呈现效果，及时处理突发情况，确保项目顺利实施。

活动结束后，客户服务部收集客户对活动的反馈意见，整理后反馈给项目管理中心及其他相关部门，为后续项目改进提供参考。

6.项目收尾与总结阶段

工程部负责拆除场地搭建的设施，清理现场，归还租赁的设备和材料，并做好物料的回收、盘点和保管工作。

项目管理中心组织各部门召开项目总结会议，分析项目执行过程中的优点和不足之处，总结经验教训，形成项目总结报告，归档保存，以便为今后类似项目提供参考借鉴。

四、人员管理

1.人员招聘与培训

根据公司业务发展需求，人力资源部门制定招聘计划，招聘具备会议及展览展示服务相关专业知识和技能的人员，充实各部门队伍。

定期组织内部培训，内容涵盖行业新知识、新技能、项目管理流程、服务规范以及安全知识等，提升员工的业务水平和综合素质，确保员工能够胜任岗位工作要求。

2.绩效考核

建立完善的绩效考核制度，以项目完成质量、客户满意度、工作效率、团队协作等为主要考核指标，对员工进行定期考核评估。

将绩效考核结果与员工的薪酬待遇、晋升、奖励等挂钩，激励员工积极工作，不断提高工作绩效。

五、质量管理

1.质量标准制定

公司制定会议及展览展示服务相关的质量标准，涵盖策划方案的创新性与可行性、设计作品的专业性与美观性、施工搭建的牢固