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公司员工差旅费报销管理办法

一、目的

为加强公司差旅费管理，规范差旅费报销流程，合理控制费用支出，保障出差人员工作与生活的需要，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司全体员工因公务出差所发生的差旅费报销事宜。

三、出差审批流程

1.出差申请

员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，注明出差事由、目的地、预计出差时间（包括出发日期和返回日期）、同行人员等信息。申请表需按照公司层级审批权限，依次报上级领导审批。

2.审批权限

一般员工出差，由部门负责人审核，分管副总经理审批；部门负责人出差，由分管副总经理审核，总经理审批；副总经理出差由总经理审批。

如有特殊紧急情况来不及提前申请的，需通过电话、短信或即时通讯工具等向相应审批领导报备，并在出差返回后的[X]个工作日内补办出差申请手续。

四、差旅费报销范围及标准

（一）交通费用

1.交通工具选择标准

飞机：原则上乘坐经济舱，因特殊情况（如行程紧张、身体不适等）需乘坐商务舱或头等舱的，须经总经理特批。

火车：长途出差可选择高铁、动车二等座或火车硬卧；确因工作需要乘坐一等座、软卧或高铁、动车一等座的，需经分管副总经理审批同意；副总经理及以上级别人员可根据实际情况选择相应舒适座位或铺位，报销时注明事由即可。

市内交通：市内出行优先选择公共交通工具（如地铁、公交等），如有特殊情况需要乘坐出租车或网约车的，应注明事由，且需确保行程合理合规。单次报销金额超过[X]元的，需由部门负责人签字确认。

2.交通费用报销要求

员工应凭有效票据报销交通费用，包括机票行程单、火车票、汽车票、出租车发票、网约车行程单等，票据上的信息应清晰、完整，与出差行程相符。

因私绕道等非公务行程产生的交通费用不予报销，如遇不可抗力因素（如航班取消、换乘等）导致额外交通费用支出的，需提供相关证明材料方可报销。

（二）住宿费用

1.住宿标准

根据不同城市级别和岗位级别制定相应住宿标准，具体如下：

|城市级别|普通员工|部门负责人|副总经理及以上|

|-|-|-|-|

|一线城市（如北京、上海、广州、深圳等）|[X]元/天|[X]元/天|[X]元/天|

|二线城市（如成都、杭州、武汉、南京等）|[X]元/天|[X]元/天|[X]元/天|

|三线及以下城市|[X]元/天|[X]元/天|[X]元/天|

2.住宿费用报销要求

员工应选择符合公司规定标准的住宿场所，原则上要求入住公司协议酒店（如有），以获取更优惠的价格。如因特殊原因未入住协议酒店的，需在报销时说明情况。

住宿费报销需提供住宿发票，发票上应注明住宿日期、住宿人数、单价等信息，且与出差行程及住宿标准相符。超出标准部分的费用由员工自行承担。

（三）餐饮费用

1.补贴标准

按照出差自然天数给予餐饮补贴，补贴标准为：一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线及以下城市[X]元/天。

此补贴为包干使用，不再凭餐饮发票报销实际发生的餐费，如有招待客户等特殊情况需额外支出餐费的，应按照公司业务招待费相关规定另行报销。

2.其他说明

若出差期间由接待单位统一安排食宿的，不再重复享受相应的补贴费用。

（四）其他杂费

因工作需要在出差期间发生的邮寄费、办公用品费等合理杂费，凭有效票据实报实销，但需注明费用发生的必要性及与出差工作的关联性。

五、差旅费报销流程

1.整理票据

员工出差返回后，应在[X]个工作日内及时整理出差期间所发生的各类费用票据，按照交通费用、住宿费用、餐饮补贴等类别分别粘贴，并填写《差旅费报销单》，确保报销单上填写的信息准确无误，包括出差日期、事由、起止地点、各项费用明细及金额等。

2.审核签字

报销单填写完毕后，依次按照部门负责人、财务负责人的顺序进行审核签字。部门负责人负责审核出差事由的真实性、行程的合理性以及费用是否符合公司规定标准；财务负责人主要审核票据的合法性、合规性以及报销金额的计算准确性等。

3.报销支付

经审核签字后的报销单提交至财务部门，财务部门在收到报销单后的[X]个工作日内完成报销款项的支付工作，一般通过银行转账方式支付到员工个人工资账户。如遇特殊情况报销款项需延迟支付的，财务部门应及时通知员工并说明原因。

六、监督与违规处理

1.公司审计部门有权对差旅费报销情况进行定期或不定期审计检查，如发现员工存在虚报、多报差旅费等违规行为，公司将视情节轻重给予批评教育、追回违规报销款项、警告、罚款直至解除劳动合同等处理措施，并按照公司相关规定追究相关人员的责任。

2.各部门负责人及各级审批人员应严格履行审核职责，如因审核把关不严导致出现违规报销情况的，将一并追究相关人员的责任。

七、附则

1.本办法由公司财务部负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，按照国家相关法律法规及公司其他相关规定执