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浅析大数据背景下纸质档案的管理和利用

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王丹

摘要：大数据技术是科技发展的产物，随着人类生产生活方式发生变革，大数据技术逐渐融入到各行各业，显著提升了行业生产效能。纸质档案作为一种信息资源会随着单位的发展而数量增多，给单位档案管理带来了压力与挑战，部分单位开始寻求利用大数据技术对纸质档案进行管理开发，从而实现档案管理的集成化、科学化与标准化。虽然大数据技术已经在纸质档案管理开发领域被加以运用，但是由于这项技术的复杂性，加之缺乏可供借鉴的管理模式，导致档案管理效能并没有实现最大化。因此，立足大数据背景对该领域进行研究是有积极意义的。

关键词：档案管理；互联网；人才队伍；数字化；利用

1基本理论概括

1.1大数据档案管理

大数据技术本质上是一种信息数据处理技术，是一种能够在短时间内高效获取、分析和处理数据的能力[1]。单位的发展以及单位与外部交流频率的加快使得单位产生的信息资源增多，随之而来的是纸质档案的数量和种类增多。纸质档案增多意味着单位要投入更多的人力、物力和财力进行档案建设，这就给单位档案管理工作带来了压力。大数据技术在信息数据上的处理能力与档案管理特征能够契合，能够帮助单位对纸质档案进行集成化管理。现阶段，利用大数据对纸质档案进行管理最基础的步骤在于档案数字化。所谓纸质档案数字化就是指利用扫描仪等信息技术将纸质档案转化为电子档案，然后利用大数据技术对电子档案进行数据管理。档案数字化是大数据技术在档案领域运用的前提要件，这是大数据技术特性所决定的。

1.2大数据档案管理的作用

第一，档案资源处理速度快。传统纸质档案管理当中，用户在检索和利用档案时查找较为麻烦，需要根据相应的编码进行查询，很难快速的找到自己需求的档案。利用大数据对纸质档案进行利用则可以缩短检索时间，电子档案能够在计算机系统进行操作，利用大数据技术高效获取、分析和处理数据的能力，能够快速在计算机上定位到相应的档案，提高档案的服务效率，拓宽档案的利用面积。

第二，档案共享成为了可能。大数据技术能够将档案进行压缩，档案在计算机系统上的占用空间随之降低。伴随着单位与单位之间信息交流的频繁，单位之间人事档案、财会档案以及公文档案互相查阅的需求也有所增加。传统纸质档案管理当中，单位需要到实地查看相关的档案，难以迅速的借阅相应的档案。大数据模式下，纸质档案被压缩化，可以迅速的在互联网终端实现流通，实现了档案利用效率的最大化。

第三，档案价值得到突出化。在知识经济时代，档案作为一种信息资源显得尤为重要。单位通过查阅并利用档案，可以有计划的开展工作和制定决策，减少工作纰漏，提高单位的运转效率[2]。大数据模式下，单位可以利用数据分析技术对档案进行归类，对某一类档案进行集中化研究，能够预测未来的工作方向和工作趋势，制定更加合理科学的决策。

2管理和利用的原则

2.1统筹规划原则

一般而言，利用大数据技术对纸质档案进行管理需要经过档案数字化转化、档案数字化录入、档案数字化管理和利用等三个步骤。但是各个单位已有基础设施水平、人力资源水平以及资金水平都存在差异性，所以在具体利用大数据技术时会有所区别。因此，单位有必要制定相应的发展规划，明确不同阶段的建设重点和建设目标，分阶段、有步骤地推进纸质档案数字化工作。除此之外，单位在进行统筹规划时要稳步实施各项工作。大数据技术具有复杂性，利用这一工具进行档案现代化建设的过程是长期且系统的，需要档案管理人员不断对这一管理模式发展并完善，才能真正为单位创造出效益。因此，单位要做可行性研究工作以及调研工作，及时发现管理中存在的短板，有针对性的制定规划方案。

2.2安全性原则

大数据技术依托于互联网环境，互联网具有两面性，为档案管理提供便捷的同时，也可能带来相应的威胁。例如，互联网环境中存在许多黑客，黑客通过植入病毒以及相关程序进单位档案管理系统当中，能够窃取和篡改档案，甚至对档案系统造成破坏。一旦档案遭受窃取、篡改，对单位的损失不言而喻。因此，利用大数据对纸质档案进行管理，对纸质档案进行数据化处理都要坚持安全性原则。单位必须从安全管理机制、技术设备以及人才建设等方面提高档案系统的抗风险能力，确保档案能够安全长期保存在档案系统中，确保档案能够随时具有可读性。除此之外，对于重要涉密档案，本文认为不应当予以数字化，减少泄密的风险。重要涉密档案在整个单位档案系统中数量不多，对其进行单独管理更加能够控制档案密级，防止涉密事件的发生。总而言之，大数据技术的运用要坚持安全性原则，管理人员要充分重视档案安全问题，将安全问题摆在首位。

3提升管理和利用效能的路径

3.1提供人才队伍水平

第一，构建培训机制，对档案管理人员进行终身教育。现代技术的迅猛发展使得档案事业变革较快，许多新型档案管理模式随之出现，对档案管理人员的综合素质