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企业外包业务管理办法

一、总则

1.目的

为加强本企业外包业务的规范管理，有效控制外包风险，确保外包业务符合企业战略发展需求，保障企业利益，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于本企业所有涉及外包的业务活动，包括但不限于生产外包、信息技术外包、物流外包、人力资源外包等各类外包项目。

3.原则

外包业务管理遵循合法合规、风险可控、成本效益、协同合作等原则，确保外包活动在有序、高效的框架内开展。

二、外包业务需求评估与决策

1.需求发起

各部门根据业务发展规划、资源状况、专业能力等因素，综合评估后确定是否有外包业务需求。需求发起部门需填写《外包业务需求申请表》，详细说明外包业务的内容、预期目标、预计工作量、质量要求、时间要求等关键信息，并提交至上级主管审批。

2.可行性分析

审批通过后的需求，由相关业务部门会同财务、法务等职能部门进行可行性分析。从成本角度评估外包与自行开展业务的经济性对比；从法律合规方面审查外包业务可能涉及的法律法规风险；从技术能力层面考量外包供应商能否满足业务所需的专业技术要求等。

可行性分析结果形成书面报告，作为后续决策的重要依据。

3.决策审批

根据可行性分析报告，由企业管理层召开专门会议进行审议决策。决策内容包括是否批准外包业务、外包业务的范围界定、预算安排等重要事项。

经批准的外包业务项目正式立项，并指定项目负责人负责后续外包业务的具体实施跟进工作。

三、外包供应商选择

1.供应商搜寻

项目负责人通过多种渠道收集潜在外包供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等方式，建立潜在供应商清单。

对外包业务有特殊资质要求的，需筛选出具备相应资质的供应商纳入后续考察范围。

2.资格审查与评估

对潜在供应商进行资格审查，主要审查内容包括企业营业执照、经营范围、相关行业资质证书、经营业绩、财务状况、信誉情况等方面，剔除不符合基本要求的供应商。

对于通过资格审查的供应商，采用合适的评估方法进行综合评估。评估指标可涵盖技术能力、服务水平、价格合理性、质量保障体系、项目管理经验、人员素质等维度，可通过问卷调查、实地考察、样品测试、参考过往客户评价等方式收集评估数据，并按照设定的权重进行评分汇总。

3.供应商选定

根据评估结果，确定符合要求的外包供应商候选名单，按照企业采购相关规定进行商务谈判，重点谈判服务内容、价格、付款方式、合同期限、违约责任等条款。

谈判达成一致后，经企业内部相关审批流程通过，与选定的外包供应商签订正式外包合同。

四、外包合同管理

1.合同条款拟定

外包合同应明确双方的权利义务，具体包括外包业务范围、服务标准、质量要求、交付成果形式与时间、价格及付款方式、保密条款、知识产权归属、数据安全保障、违约责任、争议解决方式等关键内容，确保合同条款清晰、无歧义且符合法律法规要求。

合同条款由法务部门进行审核把关，必要时可聘请外部法律顾问提供专业意见，确保合同的合法性和有效性。

2.合同签订与存档

经审核无误的外包合同，由企业法定代表人或其授权代表与外包供应商签订。签订后的合同原件按照企业档案管理规定进行妥善存档，同时将电子扫描件等资料分发给涉及外包业务管理和执行的相关部门，方便查阅和使用。

3.合同执行监控

项目负责人及相关部门应定期对外包合同执行情况进行跟踪检查，对照合同条款核查外包供应商的服务进度、服务质量、交付成果等是否符合约定要求，及时发现并解决合同执行过程中出现的问题。

若出现合同变更需求，如业务范围调整、服务标准变更、价格变动等情况，需按照企业内部规定的流程发起合同变更申请，经相关部门审批同意后，与供应商签订合同变更协议，并确保变更内容记录准确、存档完整。

五、外包业务质量控制

1.质量标准制定

在确定外包业务之初，结合企业业务需求和行业相关标准，制定明确、可量化的外包业务质量标准，涵盖服务过程质量、交付成果质量等各方面要求，并将质量标准作为外包合同的重要附件，让外包供应商清晰知晓质量要求。

2.过程监督与反馈

建立对外包业务过程质量的监督机制，通过定期检查、不定期抽查、要求供应商定期汇报等方式，实时掌握外包业务开展过程中的质量情况，及时向供应商反馈质量问题及改进建议，督促其采取有效措施加以整改。

3.验收管理

外包业务完成后，按照质量标准和合同约定进行严格验收。验收工作由项目负责人组织相关业务部门、质量部门等共同参与，采取现场检验、文档审查、功能测试等多种方式进行全面验收，验收结果形成书面报告。

对于验收不合格的外包业务，按照合同约定要求供应商进行返工、整改或采取其他补救措施，直至验收合格；如因供应商原因多次验收仍不合格的，依据合同条款追究其违约责任。

六、外包业务风险管理

1.风险识别与评估

在外包业务全生命周期内，定期组织相关部门对外包可能面