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固定资产管理制度及流程

一、制定目的及范围

为提升固定资产的管理效率，确保固定资产的安全性和合规性，特制定本固定资产管理制度。本制度适用于公司所有部门的固定资产管理，包括固定资产的采购、验收、登记、使用、维护、处置等各个环节。

二、固定资产管理原则

固定资产管理应遵循以下原则：

1.规范性：固定资产的管理应符合国家相关法律法规及公司内部规定，确保合法合规。

2.安全性：确保固定资产的安全，采取有效措施防止资产损失或毁坏。

3.完整性：固定资产的所有管理环节应完整记录，确保可追溯性。

4.经济性：在使用固定资产过程中，力求降低维护及运营成本，提高资产使用效率。

三、固定资产管理流程

1.固定资产采购流程

1.1需求提出：各部门根据实际需要，提出固定资产采购需求，并填写《固定资产采购申请表》。

1.2审批流程：采购申请需经部门负责人审批，然后提交至财务部进行预算审核。

1.3询价及选择供应商：财务部负责询价，选择合适的供应商，并填写《询价单》。

1.4采购合同签订：在确定供应商后，采购人员与供应商签订采购合同，确保合同条款清晰明确。

1.5支付方式确认：根据合同约定，确认付款方式及时间，确保资金安排。

2.固定资产验收流程

2.1资产到货通知：供应商按合同约定将资产送至指定地点，相关部门接到通知后做好验收准备。

2.2验收小组组成：由采购部门、使用部门及质检部门共同组成验收小组。

2.3验收实施：验收小组对到货资产进行检查，包括数量、规格、质量等，填写《固定资产验收报告》。

2.4问题处理：如发现问题，及时联系供应商进行处理，必要时可进行退换货。

2.5资产登记：验收合格后，及时将资产信息登记入固定资产管理系统。

3.固定资产使用流程

3.1使用计划制定：使用部门根据工作需要制定固定资产使用计划，并报部门负责人审批。

3.2资产调配：如需调配固定资产，使用部门需填写《固定资产调拨申请表》，经相关部门审批后方可执行。

3.3定期检查：使用部门需定期对固定资产进行检查，确保资产完好，做好维护记录。

4.固定资产维护流程

4.1维护需求提出：使用部门对损坏或需要保养的固定资产提出维护需求。

4.2维护计划审批：维护需求需经部门负责人审核并报财务部审批，确保预算合理。

4.3选择维护单位：财务部负责选择合适的维护单位，并签订维护合同。

4.4维护实施：维护单位按照合同约定进行资产维护，使用部门应全程监督。

4.5维护记录归档：维护完成后，使用部门需填写《固定资产维护记录》，并归档保存。

5.固定资产处置流程

5.1处置需求提出：使用部门如需处置固定资产，需填写《固定资产处置申请表》。

5.2审批流程：处置申请需经部门负责人及财务部审批，确保处置合理合规。

5.3评估与公示：财务部组织对待处置资产进行评估，评估结果需在公司内公示，接受监督。

5.4处置实施：处置方式可包括出售、报废或捐赠等，由财务部负责实施。

5.5处置记录归档：处置完成后，需填写《固定资产处置记录》，并进行归档以备查。

四、备案与记录

所有固定资产的采购、验收、使用、维护和处置等环节均需形成书面记录，相关文件需按规定归档。每年年底，财务部需对固定资产进行全面清查，确保账实相符。

五、固定资产管理的责任与纪律

1.部门职责：各部门需指定专人负责固定资产的管理，确保各环节的有效执行。

2.管理人员行为规范：管理人员不得擅自挪用、转让或处置固定资产，违者将依法追究责任。

3.定期培训：公司定期组织固定资产管理培训，提高员工的管理意识和专业技能。

六、反馈与改进机制

在固定资产管理过程中，各部门应定期对流程的执行情况进行反馈，及时发现问题并提出改进建议。公司高层将定期召开会议，分析反馈情况，针对存在的不足制定相应的整改措施，确保固定资产管理制度的不断优化。

以上制度旨在为固定资产的管理提供清晰、可执行的指导，确保公司资产的安全、高效使用。通过合理的流程设计与严格的管理规范，提升固定资产的利用效率，降低运营成本，促进公司长期可持续发展。