水电工程设计中科技档案收集归档的思考.docx

2014年第33卷第2期·DWRHE水利水电工程设计·53·

水电工程设计中科技档案收集归档的思考高利华

摘要水电工程设计是一个全方位的智力工作过程，如何全面、精确地记录这一过程所产生的智力工作成果，第一步就是对专业技术文件材料的收集归档。由于水电工程设计具有阶段多、历时长、专业性强以及地域跨度大等特点，使得在收集过程中存在许多困难，但只要在合理的管理制度保证下，工作做得更细致，宣传范围更能深入到工作的每一个流程，相信会大大提高档案的归档率，让档案管理工作更进一步。

关键词水电工程设计科技档案技术文件材料文件收集归档

中图分类号G271文献标识码B文章编号1007-6980(2014)02-0053-03

GB/T11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》中对科学技术档案(以下简称科技档案)定义为企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。对科学技术文件材料(以下简称科技文件材料)定义为记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。定义中指明了科技档案是在科研、生产、建设等活动中产生的，这是科技档案的主要特征，同时也指出了科技档案形成的范围、内容和来源，更表明了科技档案与其他档案的区别，总之，凡是有科技活动的地方就会产生科技档案。

水电工程设计具有区别于其他行业的特点，设计过程周期比较长、涉及的专业比较多、人员流动性大以及地域跨度非常大，这些独有的特点决定了水电工程设计过程中所产生的科技档案的来源、范围、内容都非常广泛，将这些科技文件材料收集齐全完整，不仅需要建立、建全所需的规章制度，还需要档案人员的耐心指导，细心宣传。

1从水电工程设计过程的特点来看对档案

管理的要求

(1)水电工程设计的时间周期长。一个水电站从最初的规划到最后的投产运行，多则十几年，少则几年，在这么长的时间范围内，不同的设计阶段对工程设计的要求也不同，随着社会环境在变化，科学技术在发展，人员流动也非常大，那么对于在设计过程中产生的科技文件材料，在各个设计阶段中，要想收集齐全多种零散的科技文

件，越早介入项目管理之中，对档案收集、管理工作越有利。从项目的立项开始，就应该启动相应的档案管理办法和归档范围，指导专业设计人员的归档工作。

(2)水电工程设计是一个水电工程项目的核心工作，是集中了地质勘探、测量、水文、规划、水工、机电、金属结构、施工、水保、环保、移民以及概算等多个专业的共同工作的集合，这么多的专业会产生多种不同专业的科技文件材料，所以档案管理人员也要对所涉及的专业知识有一定的了解，所以对档案管理人员也提出了更高的要求。

(3)水电工程设计地域跨度大，水电站的建成地点都相对比较偏远，有的甚至可能是在国外，地域范围的广阔，加大了档案收集的困难。如何想办法减少科技文件材料的流失，也是对档案管理工作的考验。

2水电工程设计中科技档案的范围

水电工程设计中的科技文件材料包括在水电工程设计活动中产生的记录和反映水电勘测设计生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式的技术文件的总汇。概括起来其主要来源于以下3个部分，即技术文件材料、文书文件材料和科技资料。

在实际档案管理中，文书文件材料形成的文书档案都是单独管理与存放，这样更方便档案的利用与查询。科技资料其中的一部分会与图书资料一起保管，主要是一些资料汇编等，还有一部分，比如就某一专题所做的特定研究而形成的报告，也要与科技档案一同管理，因为这些档案也

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是为了解决工程中的实际问题而产生的科技文件材料。所以水电工程设计中的科技档案主要是指技术文件材料和一部分科技资料。

水电工程设计科技档案与技术文件材料既有联系又有区别，技术文件材料是科技档案的基本构成要素，科技档案是由具有保存价值、“应该归档保存”的技术文件材料转化而来，也是技术文件材料的最后归宿。

3水电工程设计中科技档案的特殊性

(1)水电工程设计中科技档案专业技术性强。水电工程设计是一个专业性极强的领域，由于这一特点，科技文件材料是按照相关国家标准，行业规范，强制性法律、法规编制而成，具有很强的标准性。档案管理人员往往对这些档案内容并不能真正了解，就需要