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食品安全检测档案管理制度

第一章总则

为加强食品安全检测档案的管理，确保食品安全检测工作的有效性和规范性，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。食品安全检测档案是记录食品检测活动过程、结果及相关信息的重要文件，具有重要的法律和管理价值，是保障公众食品安全的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于本单位所有涉及食品安全检测的部门及人员，包括但不限于检测部门、质量管理部门及相关支持部门。所有食品安全检测活动均需遵循本制度的规定，确保档案管理的完整性和有效性。

第三章档案管理职责

负责食品安全检测档案管理的部门为质量管理部。质量管理部应当指定专人负责档案的收集、整理、存档和维护，确保档案的完整性、准确性和及时性。各相关部门在开展食品安全检测工作时，应及时将相关材料提交质量管理部，并配合档案管理工作。

第四章档案的收集与归档

食品安全检测档案的收集应包括以下内容：

1.检测申请表，记录申请单位、申请人及联系方式。

2.检测样品的接收记录，包含样品名称、数量、接收日期等信息。

3.检测过程记录，包括实验操作步骤、使用的仪器设备、检测方法等。

4.检测结果报告，详尽描述检测结果及相关数据，必要时附上检测图表。

5.相关的质量控制记录，确保检测过程符合标准要求。

6.其他与检测相关的文件材料，如审查意见、整改措施等。

所有收集的材料需按规定格式整理，确保内容完整、清晰、可追溯，相关材料应由质量管理部进行审核，符合要求后方可归档。

第五章档案的保管

食品安全检测档案的保管应由质量管理部专人负责，档案应存放在专用档案柜内，确保防火、防潮、防盗等安全措施到位。档案应逐一编号登记，定期进行检查和核对，确保档案的完整性和安全性。档案交接时需填写交接清单，并由双方签字确认，确保档案在转交过程中的安全。

第六章档案的查阅与借用

如需查阅或借用食品安全检测档案，相关人员需填写申请表，经质量管理部审核批准后方可进行查阅。原则上，档案不外借，特殊情况需外借时，需经公司负责人批准。查阅档案时，必须遵循保密制度，禁止对档案内容进行涂改、圈划或拆换。查阅后应及时归还，确保档案的完整性。

第七章档案的转递

食品安全检测档案的转递工作需严格遵循相关规定，内部人员调动时，档案随人转递。质量管理部负责密封转递档案，禁止个人携带。转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递。收到转入档案后，应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的准确交接。

第八章档案的保留与销毁

食品安全检测档案的保留期限为五年，期满后可根据实际需要进行销毁。销毁前需经过质量管理部审核，确保不再需要保留的档案方可销毁。销毁档案时应采取安全的销毁方式，确保信息不被泄露。

第九章监督与评估机制

质量管理部应定期对食品安全检测档案管理工作进行监督和评估，确保制度的有效执行。评估内容包括档案的收集、整理、存档、查阅等各个环节，发现问题后及时提出改进措施。每年度应形成评估报告，并向公司管理层汇报，确保持续改进。

附则

第十章附录

为便于实施本制度，附上相关表格和模板，包括：

1.检测申请表模板

2.检测样品接收记录表模板

3.检测过程记录表模板

4.检测结果报告模板

5.档案查阅申请表模板

6.转递通知单模板

以上表格和模板应根据实际需要进行调整，确保符合食品安全检测的具体要求与规范。各部门应在日常工作中积极使用上述表格，确保食品安全检测档案管理的规范化和高效化。

通过上述制度的实施，旨在进一步提升食品安全检测工作的管理水平，确保检测过程的透明性和可追溯性，为维护公众的食品安全提供坚实的保障。同时，持续的监督和改进机制将促进制度的有效落实，为公司食品安全管理体系的完善奠定基础。