公司合同管理系统.doc

SY-004:企业合同管理系统(ECMS)

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－、客户的业务问题

随着竞争越来越激烈，很多企业在提出优化管理的同时意识到信息化工作的必要性，如何尽快、迅速提高公司业务和人员运作效率，增强公司的生命力和竞争力，成为公司全体员工、特别是管理层所共同关注的焦点！合同管理涉及到企业与外界经济活动的最直接前沿，如何有效的管理合同，是合同管理按企业规则有效运行，是每个企业在新经济环境中取得有利位置的重要手段。

在企业的合同管理过程中，主要涉及：

项目管理

招标申请

合同申请

合同审批

合同招标

合同执行

合同付款

合同档案

八个大的方面，合同管理过程其实是企业管理中合同信息流的完整流动过程，当一个合同管理信息流流动完成后，也就表示一个合同生命周期的完成。

二、产品满足客户的业务需求能力

企业合同管理系统(ECMS)能有效的将解决企业，机关等用户的合同管理的需求，主要表现在：

1）以工作项目为数据的源头，使企业的所有合同必须约束在以批准的项目基础上，有效制约了合同签订的随意性，使任何合同均有据可依。

2）以工作流为基础，将合同的审批纳入企业规定的工作流范畴，避免手工办理合同时审批过程的随意性，不同类型的合同自动按规定的审批路径进行流转。

3）在自动审批过程中，节约了大量的人力时间，避免因签字不断追找领导的繁琐手续。

4）合同执行过程透明公开，每一合同的签订到执行完成均可有相关部门全程监控。

5）合同执行过程中实现合同金额的上限控制，有效的解决合同付款过程中的资金控制。

6）完善的合同台帐，提供了企业每年成本控制的基本数据。

7）可与成本控制系统无缝集成。

8）支持企业所有合同的管理：材料采购合同，承包合同，承揽合同，对外承包合同，服务合同，基建合同等。

9）材料采购合同可与物质管理系统进行集成，基建合同可与基建管理系统进行集成，承揽合同可与项目管理系统进行集成。

三.产品功能简述

工作项目管理

企业计划部门或综合管理部门对批准实施的工作项目进行下达，同时可以下达项目资金作为执行的控制依据。对项目进行合同执行过程管理，一个项目可以对应多个合同

招标申请

执行部门对需要进行招标的项目首先申请招标，通过工作流审批完成后，执行部门进行招标环节，如果不需要招标可直接进入合同申请环节。

合同申请

项目执行部门或项目主管部门对需要签订合同的工作项目起草合同文本及技术协议等文档附件，通过工作流在网上进行会签。

合同招标

如果需要招标的合同，记录合同招标过程文档，如乙方评价记录，乙方资质文件，招标会签记录等。如进行议标记录议标记录。

工作流

根据合同管理的生命周期，对应的工作流有：招标申请工作流，合同会签工作流，合同变更工作流，乙方资质审查工作流（备选），合同付款申请工作流，合同验收工作流（备选）

合同审批

合同起草后，工作流自动实现网上流转，合同审批工作流能完成各类复杂的审批流程。

合同执行

合同批准后，进入合同自行阶段，包括大量的执行过程文档记录。如：阶段验收文档，合同变更文档，合同索赔文档，合同验收文档等。

合同付款

合同执行阶段，可以分阶段进行付款，付款前必须进行付款申请，系统自动计算本次付款的最大金额，同时提醒质保金和付款历史。如果启用项目资金控制，在付款申请提交前还将检查本合同对应项目的可用资金情况，如资金不足，则不能提交付款申请。

合同档案

合同执行完毕，合同管理部门对本合同进行归档管理，修正存档号。归档的合同进入合同档案管理，可以对合同进行全面的合同管理，同时提供合同台帐供合同管理人员使用。

四.产品功能详解

系统组成

项目管理

项目招标管理是指针对成本中心下达的项目及项目预算进行招标活动进行的管理，主要功能包括：项目立项、项目预算、供应商及承包商、合作企业管理、评委专家库管理、招标准备管理、招标实施管理、招标结束管理等，需要特别说明的是，项目必须来自成本中心下达的项目，而预算可能分为两种情况：一种是带预算的招标，一种是不带预算的招标。带预算的招标结算时可以在可用预算范围内直接办理结算，而不带预算的招标在结算时必须先追加预算才能办理付款手续。

项目准备

项目准备是合同管理的基础，企业必须先对企业的所有工作进行规划，建立企业工作项目树，然后各工作部门对企业下达的工作进行项目申请和合同申请。

项目准备按如下步骤进行：

企业工作规划类型管理

定义企业工作规划模型

企业工作管理中心定义

工作管理中心工作规划

各部门申请项目

项目下达

项目申请

项目申请是各承担部门对企业规划的工作分类进行明细项目的申请，批准后完成立项，然后才可以进行合同准备工作。

招标管理

项目招标管理将企业的招标过程进行全过程管理，项目的资料准备开始，这项工