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农业合作社档案管理制度示范

第一章总则

为加强农业合作社的档案管理，确保档案的安全性、完整性与有效利用，根据国家法律法规及相关政策，特制定本制度。农业合作社档案是记录合作社发展历程、成员信息、财务状况、项目管理等重要信息的基础性文件，是评估和指导合作社发展的重要依据，具有重要的法律价值和实用价值。

第二章适用范围

本制度适用于所有农业合作社的档案管理工作，包括但不限于成员档案、财务档案、项目档案、会议记录、政策文件等。所有合作社工作人员及相关管理人员均应遵守本制度。

第三章档案管理任务

档案管理的主要任务包括收集、整理、保管、查阅、借用和转递档案材料。档案管理工作应逐步实现信息化、规范化和系统化，以提升档案管理效率和服务水平。合作社理事会应指定专人负责档案管理工作，并确保其具备相应的专业知识和能力。

第四章档案的收集与整理

档案的收集由专人负责，所需收集的档案材料包括：成员登记表、入社申请、身份证复印件、会议记录、财务报表、项目实施方案及评估报告等。收集的材料应及时整理归档，确保档案内容的完整性和系统性。每份档案材料应注明收集日期和来源，整理后应按照类别进行分类存放。

第五章档案的保管

档案应在专门的档案室内保管，档案室应具备防火、防潮、防盗等基本安全设施，确保档案的物理安全。档案材料应逐一编号登记，建立档案管理台账，便于后期查阅和管理。每年应定期对档案进行检查和清理，确保档案的完整性和可用性。

第六章档案的查阅与借用

任何人员如需查阅档案，须提前提出申请并经档案管理人员审核批准。查阅档案时，应遵守保密规定，禁止对档案进行涂改、圈划或拆换。对于特殊情况需要借用档案的，须经合作社理事会批准，并在借用期间做好记录，确保档案能够及时、安全地归还。

第七章档案的转递

档案在转递过程中应保持完整性，转递人员需对档案进行密封，并填写转递记录。档案转递时应遵循“谁转递、谁负责”的原则，确保档案在转递过程中的安全。对转进的档案应及时核对，确认无误后在转递记录上签字。

第八章档案的销毁

对于超过保存期限且不再具有保存价值的档案，须按照相关规定进行销毁。销毁前应由档案管理人员进行审核，并记录销毁情况，确保销毁过程的合法性和规范性。销毁后的档案材料应进行登记，以备日后查阅。

第九章监督与评估机制

为确保本制度的有效实施，合作社应定期对档案管理工作进行监督和评估。可以设立档案管理工作小组，定期召开会议，讨论档案管理中存在的问题和改进措施。同时，应建立反馈机制，鼓励成员提出改进建议，以提高档案管理水平。

第十章附则

本制度由合作社理事会负责解释，实施日期自发布之日起生效。根据实际情况和法律法规的变化，定期修订和完善本制度，以确保其适用性和有效性。

结语

农业合作社的档案管理是推动合作社发展的重要环节。通过规范化的档案管理制度，不仅能够提高档案的安全性和有效性，还能够为合作社的发展提供可靠的信息支持。希望通过本制度的实施，能够进一步提升农业合作社的管理水平，为成员提供更好的服务，推动合作社的持续健康发展。