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代办报关手续公司安全管理责任制度

一、总则

1.为加强与代办报关手续公司（以下简称“报关代办方”）合作中的安全管理，规范业务流程，明确安全责任，防范各类风险，依据国家相关法律法规、海关监管要求及本单位内部管理规定，特制定本制度。

2.本制度旨在确保报关业务合法、合规、高效运作，保障货物通关顺畅，维护本单位商业秘密与运营安全，实现双方共赢、可持续合作。

二、适用范围

本制度适用于本单位与所有承接报关代办业务公司间的合作活动，涵盖各类货物进出口报关、转关、保税业务处理等报关相关事宜及关联操作环节。

三、双方安全管理责任界定

（一）本单位责任

1.资质审核把关：对报关代办方工商登记、报关经营资质、海关信用评级等基础资质严格审查，确保其具备合法合规开展报关业务能力，留存资质证照复印件并定期复查更新，防资质过期或异常风险。

2.业务指令规范：向报关代办方下达清晰、准确、完整报关业务指令，以书面（含电子文档）形式明确货物信息（名称、规格、数量、原产国等）、申报要素、贸易方式、监管要求等关键内容，避免模糊指令致申报失误。

3.资料真实完整提供：负责提供报关所需合同、发票、装箱单、提单等原始单证资料，保证资料真实性、完整性、一致性，严禁伪造篡改，对资料瑕疵引发问题担责。

4.监督与沟通协调：指定专人跟踪报关流程，定期与报关代办方沟通，掌握业务动态；依据海关反馈、内部物流节奏等监督代办方作业及时性、准确性，及时纠偏协调疑难。

（二）报关代办方责任

1.合规申报操作：依海关法规、报关规范及本单位指令，精确填制报关单，如实申报货物详情，正确归类商品编码、适用税率、监管证件，杜绝瞒报、漏报、错报，对申报内容准确性负直接责任。

2.信息保密维护：将本单位商业机密（货物成本、客户信息、交易详情等）视同自身机密，建立严格保密机制，限制内部知悉范围，使用加密存储、传输渠道，报关完结妥善销毁涉密资料，泄密承担法律与赔偿责任。

3.风险预警应对：凭借专业能力洞察报关潜在风险（政策调整、监管严查品类、单证疑点），第一时间预警本单位，协同商讨应对策略；遇海关查验、缉私调查等异常，积极配合、如实陈述、按要求举证，维护双方权益。

4.作业时效保障：依约定及海关时效要求，迅速开展报关手续，及时反馈进展，对无故拖延、超期未办结（如申报超24小时无回执、查验超正常时限未放行）造成损失负责赔偿，特殊情况提前说明争取宽限。

四、安全管理措施

（一）人员管理

1.报关代办方指派具备专业报关资格、熟悉业务流程、操守良好人员负责我方业务，定期组织内部培训，涵盖法规更新、系统操作、风险防控等内容，提升人员素养与合规意识，向我方报备人员变动。

2.我方有权要求更换不称职、违规操作或存在泄密隐患人员，报关代办方应即时响应、妥善处理。

（二）流程管控

1.双方共同梳理报关流程，绘制清晰业务流程图，明确各环节操作标准、责任主体、交付成果、时间节点，引入关键控制点审核机制，如申报前双人交叉复核、放行后资料复盘归档。

2.对异常流程（申报退单、查验不符、改单重报）制定专项处置预案，规定通报路径、纠错流程、审批层级，确保异常高效规范化解，降低负面影响。

（三）信息系统安全

1.报关代办方运用海关官方申报系统及自有业务管理系统时，强化账号密码管理（定期更换、复杂设置、专人专用）、系统漏洞防护（定期更新补丁、安装杀毒软件）、数据备份恢复（日备、异地存储、定期演练），防止数据丢失、窃取、篡改。

2.与我方信息交互采用安全对接方式（专用加密通道、数字证书认证），保障传输数据完整性、保密性，系统升级或变更提前告知、测试兼容。

五、应急处置机制

1.建立联合应急小组，双方高层管理人员牵头，业务、法务、技术骨干参与，负责统筹应急处置，制定应急预案手册涵盖火灾、地震等不可抗力致报关中断，海关系统故障、重大政策变动、突发违规调查等场景应对举措。

2.应急事件发生，遵循“及时通报、快速响应、协同处置、降低损失”原则，启动对应预案，30分钟内互通信息，按流程分工协作，事后总结评估、完善预案薄弱处。

六、监督与奖惩

1.我方按季度、年度对报关代办方业务执行安全管理情况审查评估，结合日常监控记录、海关反馈、内部审计意见，形成详实评估报告。

2.对严格履约、安全高效、创新服务报关代办方给予业务量倾斜、优先续约、表彰奖励；对违规申报、泄密、延误等失职行为，依合同罚则扣减费用、责令整改、暂停合作乃至追究法律责任，以督促持续合规服务。

七、附则

1.本制度随国家法规、海关政策及业务实际适时修订，经双方协商一致后生效实施。

2.制度解释权归本单位所有，与报关代办方签署合作协议时，作为附件嵌入，具同等法律效力，双方共同遵守维护业务安全稳健运行。