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石油销售公司财务信息化管理办法

第一章总则

第一条为提升财务部门的工作效率，降低会计信息化带来的风

险，特制定本管理办法。

第二条本办法适用于财务部门全体人员。

第三条本办法所称财务信息化，是指利用计算机信息技术替代

人工进行财务信息处理，以及部分替代人工对会计信息进行分析和

判断的过程。

第四条本办法所称信息化会计档案，是指存储在磁性介质或光

盘介质中的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据，

包括记账凭证、会计账簿、会计报表（含报表格式和计算公式）

等。

第二章财务信息化管理一般规定

第五条财务部门的计算机仅限用于企业的会计和财务工作，禁

止进行与财务工作无关的其他活动。

第六条财务部门的计算机实行专人专用，禁止交叉使用。

第七条企业会计信息的录入由专人负责，被指派人员需妥善保

管自己的账号与密码，严防泄露。

第八条会计人员在将原始凭证录入计算机前，必须经审核人员

审核，审核人员需做好审核记录。

第九条会计人员在计算机上编制记账凭证时，由审核人员上机

审核并做好审核记录。

第十条会计人员打印出的账表由财务部负责人审核，并定期报

送主管领导审核。

第十一条财务人员每次使用计算机时必须使用不间断电源，以

防因断电导致核心数据丢失。

第十二条财务人员在每次下班前需进行系统备份，以防数据丢

失。

第十三条财务人员经授权后，需定期存储与保存系统中的会计

信息备份。

第十四条未经授权，不得对会计软件进行修改、升级或更换硬

件，否则造成的后果由当事人承担。

第十五条负责保管信息化会计档案的人员需定期检查，做好防

火、防尘和防潮工作，以防存储介质损坏导致会计档案丢失。

第三章财务信息化账务处理

第十六条财务部应在每年或上年末建立新的会计年度的完整账

务文件，根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确设置全

部级次的会计科目。会计年度中间可任意追加新的会计科目，但已

制单或记账的会计科目不得修改或删除（账务的修改工作由系统管

理员执行）。

第十七条转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天

内，完成结转各账户的年初手续，并确保数据检验平衡正确。年初

余额在当年记账前可修改，当年记账后如有调整，只能通过填制记

账凭证进行。

第十八条任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证，摘要

区需规范填入。在机上填制的记账凭证编号应连续，编号出现间断

时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该

张凭证上注明断号的原因并签字盖章。

第十九条记账凭证必须经复核人员签字后，方可根据其登记账

簿。复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记账进行复核签字，

同时要对打印输出的记账凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记

账凭证，制单和复核不能是同一人。记账凭证在记账前必须打印输

出（记账凭证清单），未打印输出的记账凭证不得登记入账。

第二十条总账及现金账和银行账均可采用计算机打印输出的活

页账装订。出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或

付出款项。出纳人员可不登记订本式日记账，如现金处理收支较多

可根据需要自设辅助账。单位每天必须将当日发生的现金收支数据

输入计算机并据以计算出库存日报表，并在表上签字盖章。

第二十一条单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，

确定每月的记账期限，每月至少记账一次，每月月末前应将当月所

有收支及转账业务全部登记入账。至少每月核对一次总账，每季度

核对一次明细账。

第二十二条必须将储存在机器内的账簿数据打印输出为书面账

簿，会计账簿打印间隔时间不得超过一个月，平时可只打印已满页

的账簿数据，但每年年末必须将全部账簿数据打印输出。

第四章附则

第二十三条本办法由公司财务部制定，解释权、修改权归财务

部所有。

第二十四条本办法自发布之日起实施，修改时亦同。