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行政采购管理制度及流程

一、制定目的及范围

本制度旨在建立完善的行政采购管理体系，提高采购工作效率，确保采购过程的规范性与透明度。制度适用于公司所有行政采购活动，包括日常办公用品、设备采购、服务采购等，涵盖从需求提出到采购结束的全过程。

二、采购原则

1.采购活动需遵循“公正、公平、公开”的原则，确保各项物资和服务的采购在质量和价格上都能做到合理选择。

2.所有采购必须从经过认证的供应商处进行，确保所有采购物资都能提供合法有效的发票。

3.各部门应指定专业人员负责采购，申购人和采购人不得为同一人，以避免利益冲突。

三、采购流程

1.需求提出

各部门在需要采购物资或服务时，需提前进行需求分析，并填写《采购申请单》。申请单应明确所需物资的规格、数量及预算。

2.申请审批

采购申请单需由部门负责人审核，确认需求的合理性与预算的可行性。审核通过后，申请单需提交至采购部进行进一步处理。

3.市场调研与询价

采购部在收到审批通过的申请单后，需对市场进行调研，了解相关物资或服务的市场价格和供应商情况。采购部需至少联系三家供应商进行询价，确保价格的合理性。

4.核价与评估

根据市场调研结果，采购部需对各供应商的报价进行评估，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，最终确定合适的供应商。核价结果需填写在《采购申请单》中，并附上供应商报价单。

5.审批流程

采购部将填写完毕的《采购申请单》及相关材料提交至公司负责人进行审批。审批过程中，负责人需对采购的必要性和合理性进行全面审查。

6.采购实施

审批通过后，采购部负责与选定的供应商签订采购合同。合同中需明确交货时间、质量标准、付款方式等条款。合同签署后，采购部应及时跟进订单执行情况，确保物资按时到达。

7.验收与入库

物资到达后，由相关部门进行验收，验收标准需与采购时的规格一致。如发现质量问题，需及时与供应商沟通处理。验收合格后，相关物资应及时入库，并填写《入库单》。

8.付款及报销

采购完成后，采购部需根据合同约定的付款方式及时向财务部提交付款申请。所有付款需附上相关采购凭证，包括《采购申请单》、《合同》、《验收单》等，确保财务审核的顺利进行。

9.档案管理

所有采购文件和记录需进行归档，包括《采购申请单》、《合同》、《验收单》、《付款申请》等。文档需分类存储，以备后续查阅和审计。

四、特殊采购流程

在特定情况下，如紧急采购或零星采购，需遵循以下流程：

1.紧急采购

对于因突发事件需要立即采购的物资，由部门负责人提出申请，审批后可直接与供应商联系，采购后需在事后补充相关文档。

2.零星采购

适用于金额较小且不定期的采购，采购人需获得部门负责人的口头或书面同意后方可进行。零星采购后，同样需要提交相关的采购凭证以便于后续备案。

五、采购监督与反馈机制

为确保采购活动的透明与合规，设立专门的监督小组，定期检查采购流程的执行情况。任何部门或个人如发现采购过程中存在违规行为，可向监督小组举报。采购过程中，需鼓励各部门反馈意见，及时调整和优化采购流程。

六、采购纪律

1.采购人员职责

采购人员应保持专业素养，定期参加培训，提升采购技能与知识。采购人员需建立供应商档案，确保对市场动态的了解，及时调整采购策略。

2.廉洁自律

采购人员不得接受供应商的任何形式的利益输送，包括礼品、回扣等，违者将受到严肃处理。所有采购人员需签署《廉洁采购承诺书》，以保证采购过程的公正与透明。

七、总结

本采购管理制度的实施，将有助于规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购风险。通过明确的流程与纪律，确保采购工作的顺畅与高效，为公司的发展提供有力支持。各部门应严格遵守本制度的各项规定，积极配合采购部的工作，共同推进公司采购管理的标准化与规范化。