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公章使用管理制度流程

一、制定目的及范围

为规范公章的使用管理，确保公章使用的安全性和有效性，特制定本制度。该制度适用于公司所有部门及员工，涵盖公章的申请、使用、保管、注销等环节，旨在提高公章管理的透明度和合规性，防止公章滥用和丢失。

二、公章管理原则

公章的使用应遵循以下原则：

1.公章的使用必须经过严格的审批流程，确保每一次使用都有据可查。

2.公章的保管应由专人负责，确保公章的安全性，防止未经授权的使用。

3.公章的使用记录应完整、准确，便于后续的审计和追溯。

三、公章使用流程

1.公章申请流程

1.1申请人填写申请表：使用公章的员工需填写《公章使用申请表》，详细说明使用目的、使用内容及相关附件。

1.2部门审核：申请表提交至部门负责人审核，确保申请的合理性和必要性。

1.3审批流程：部门负责人审核通过后，将申请表提交至行政部门进行最终审批。

1.4审批结果通知：行政部门在三个工作日内完成审批，并将结果通知申请人。

2.公章使用

2.1领取公章：审批通过后，申请人需到行政部门领取公章，并在《公章使用登记表》上签字确认。

2.2使用记录：使用公章时，申请人需在《公章使用登记表》中详细记录使用时间、使用目的、使用内容及相关文件编号。

2.3归还公章：使用完毕后，申请人需及时将公章归还至行政部门，并在登记表上注明归还时间。

3.公章保管

3.1专人负责：公章的保管由行政部门指定专人负责，确保公章的安全存放。

3.2定期检查：行政部门应定期对公章的使用情况进行检查，确保公章的使用合规。

3.3安全措施：公章应存放在专用的保险柜内，确保防火、防盗，避免意外损失。

4.公章注销

4.1注销申请：如需注销公章，相关部门需填写《公章注销申请表》，说明注销原因。

4.2审核与批准：行政部门对注销申请进行审核，必要时可要求提供相关证明材料。

4.3注销处理：审核通过后，行政部门应对公章进行物理销毁，并在《公章使用登记表》中记录注销信息。

四、备案与记录管理

所有公章使用记录应完整保存，备案文件包括《公章使用申请表》、《公章使用登记表》及《公章注销申请表》。这些文件应存档至少五年，以备后续审计和查阅。

五、公章使用纪律

1.使用责任：申请人对公章的使用负有完全责任，确保公章的合法合规使用。

2.违规处理：如发现公章被滥用或丢失，相关责任人将受到严肃处理，情节严重者将依法追究责任。

3.培训与宣传：定期对员工进行公章使用管理的培训，提高员工的合规意识和责任感。

六、流程优化与反馈机制

为确保公章使用管理制度的有效性，行政部门应定期收集各部门的反馈意见，针对流程中存在的问题进行优化调整。建立反馈机制，鼓励员工提出改进建议，确保制度与时俱进，适应公司发展的需要。

七、总结

公章作为公司重要的法律凭证，其使用管理至关重要。通过制定科学合理的公章使用管理制度，明确各环节的责任与流程，能够有效防范公章滥用风险，保障公司合法权益。各部门应严格遵守本制度，确保公章使用的规范性和安全性。