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合同归档管理流程

一、制定目的及范围

为提高合同管理的规范性和效率，确保合同信息的完整性与可追溯性，特制定本合同归档管理流程。该流程适用于公司所有合同的归档、管理与查询，涵盖合同的签署、审核、归档及后续管理等环节。

二、合同管理原则

1.合同归档应遵循“完整、准确、安全”的原则，确保所有合同文件的真实性与有效性。

2.合同归档需遵循保密原则，涉及商业秘密的合同文件应采取相应的保密措施。

3.各部门应指定专人负责合同的归档与管理，确保责任明确。

三、合同归档流程

1.合同签署阶段

在合同签署前，相关部门需对合同内容进行充分审核，确保条款的合法性与合理性。合同签署后，需及时将合同原件交由合同管理部门进行归档。

2.合同审核与登记

合同管理部门在收到合同原件后，需进行以下操作：

2.1审核合同：核对合同的签署日期、签署人及合同条款，确保无误。

2.2登记信息：在合同管理系统中录入合同基本信息，包括合同编号、签署日期、合同金额、合同类型等。

2.3分类归档：根据合同类型及部门，将合同进行分类，便于后续查询。

3.合同归档

合同审核无误后，进行正式归档。归档时需注意以下事项：

3.1纸质合同归档：将合同原件按类别整理，放入档案盒中，并在盒外标明合同类型及归档日期。

3.2电子合同归档：将合同扫描成电子文件，保存至指定的电子档案管理系统中，确保文件格式统一。

3.3备份：定期对电子合同进行备份，确保数据安全。

4.合同管理与查询

合同归档后，需建立有效的管理与查询机制：

4.1定期检查：合同管理部门应定期对已归档合同进行检查，确保合同文件的完整性与安全性。

4.2查询流程：各部门如需查询合同，需填写查询申请表，合同管理部门在审核后提供相关合同复印件或电子文件。

4.3合同变更管理：如合同内容需变更，相关部门需提交变更申请，合同管理部门负责审核并更新合同信息。

5.合同到期与续签

合同到期前，合同管理部门应提前通知相关部门进行合同的评估与续签：

5.1到期提醒：在合同到期前一个月，系统自动生成提醒，通知相关部门。

5.2续签流程：如需续签，相关部门需重新审核合同条款，并按照签署流程进行操作。

5.3归档更新：续签合同后，需将新合同进行登记与归档，替换原合同信息。

四、备案与记录

所有合同归档后，合同管理部门需将合同登记表、审核记录及相关文件进行备案，确保信息的可追溯性。备案文件应妥善保存，以备后续审计与检查。

五、合同管理纪律

1.合同管理人员职责：合同管理人员需定期参加培训，提升合同管理能力，确保合同信息的准确性与安全性。

2.保密义务：合同管理人员不得泄露合同内容及相关信息，违者将受到公司纪律处分。

3.责任追究：如因合同管理不善导致公司损失，相关责任人需承担相应责任。

六、流程反馈与改进机制

为确保合同归档管理流程的有效性，需建立反馈与改进机制：

1.定期评估：每季度对合同管理流程进行评估，收集各部门的反馈意见。

2.流程优化：根据评估结果，及时对流程进行优化调整，确保流程的高效性与适应性。

3.培训与宣传：定期对员工进行合同管理培训，提高全员的合同管理意识与能力。