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物品采购制度及流程

一、制定目的及范围

为提升公司物品采购的效率与规范性，确保采购活动的透明度与合规性，特制定本制度。该制度适用于公司所有部门的物品采购，包括但不限于日常办公用品、设备采购、项目材料及服务采购等。

二、采购原则

物品采购应遵循以下原则：

1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的基础上进行，确保选择的供应商具备相应的资质与能力。

2.透明性：采购过程应公开透明，确保各部门及相关人员能够了解采购的具体情况。

3.经济性：在保证质量的前提下，优先选择性价比高的供应商，控制采购成本。

4.合规性：所有采购活动必须遵循国家法律法规及公司内部规章制度，确保合法合规。

三、采购流程

1.采购申请

各部门在进行物品采购前，需对现有库存进行核查，确认是否需要采购。若需采购，申购人需填写“采购申请单”，并附上相关的需求说明及预算。

2.审批流程

采购申请单需经过部门负责人审核，确认采购的必要性及预算的合理性。审核通过后，申请单需提交至财务部门进行预算审核，确保采购金额在预算范围内。

3.询价与选择供应商

各部门需对拟采购的物品进行市场调研，至少联系三家合格供应商进行询价。询价时应明确物品的规格、数量及交货时间等要求。各部门需将供应商的报价及相关信息整理汇总，形成“询价报告”。

4.核价与审批

在收到供应商报价后，需对比历史价格及市场行情进行核价，确保报价的合理性。核价结果需填写在“询价报告”中，并提交至部门负责人进行审批。审批通过后，需将报告提交至公司负责人进行最终审批。

5.采购实施

审批通过后，采购人可与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利与义务。合同签署后，采购人需跟进物品的生产与交付进度，确保按时收到货物。

6.验收与入库

物品到货后，相关人员需对照采购合同及验收标准进行验收，确认物品的数量与质量符合要求。验收合格后，需填写“验收单”，并将物品入库，更新库存管理系统。

7.报销与结算

采购人需在物品到货后一个月内提交报销申请，附上采购合同、验收单及发票等相关凭证。财务部门在审核无误后，进行报销处理。

四、特殊采购流程

针对特定情况，制定以下特殊采购流程：

1.集中采购

对于办公用品等常规物品，各部门需在每月25日前提交集中采购申请，由行政部门统一采购，确保采购的规模效应与成本控制。

2.紧急采购

在突发情况下，如设备故障或紧急项目需求，采购人可直接联系供应商进行采购。紧急采购需在事后进行补充审批，确保合规性。

3.年度采购计划

对于年度需求较大的物品，各部门需提前编制年度采购计划，提交至财务部门进行预算审核，并在年度初进行集中采购。

五、采购记录与档案管理

所有采购活动需建立完整的记录，包括采购申请单、询价报告、合同、验收单及发票等。采购人需将相关文件复印两份，一份交财务部门审核，另一份存档备查。档案管理应遵循保密原则，确保信息安全。

六、采购纪律与责任

1.采购人员职责

采购人员需保持专业素养，定期进行市场调研，更新供应商信息，确保采购物资的质量与合规性。

2.行为规范

采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到公司纪律处分。所有采购活动应记录在案，接受内部审计。

七、反馈与改进机制

为确保采购流程的有效性与适应性，需定期对采购流程进行评估与反馈。