印章管理制度及使用流程.docxVIP

印章管理制度及使用流程

一、制定目的及范围

为加强公司印章管理，确保印章使用的规范性与安全性，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖印章的申请、使用、保管、注销等环节，旨在提高工作效率，防范风险，维护公司合法权益。

二、印章管理原则

1.印章使用必须遵循“合法、合规、有效”的原则，确保印章使用的真实性与有效性。

2.印章的保管与使用应由专人负责，确保印章不被滥用或遗失。

3.各部门应建立印章使用记录，确保每次使用都有据可查。

三、印章管理流程

1.印章申请流程

1.1申请人填写申请表：需要使用印章的员工需填写《印章使用申请表》，说明使用目的及相关信息。

1.2部门负责人审核：申请表提交至部门负责人，进行审核，确认使用的必要性与合规性。

1.3提交至印章管理部门：审核通过后，申请表需提交至印章管理部门进行备案。

2.印章使用流程

2.1印章领取：印章管理部门根据审核通过的申请表，将印章交予申请人，并记录印章领取信息。

2.2印章使用：申请人在使用印章时，需在《印章使用记录表》中详细记录使用时间、用途及相关文件。

2.3印章归还：使用完毕后，申请人需及时将印章归还至印章管理部门，并在《印章使用记录表》中注明归还时间。

3.印章保管流程

3.1专人保管：印章管理部门应指定专人负责印章的保管，确保印章存放在安全、专用的印章柜中。

3.2定期检查：印章管理部门需定期对印章进行检查，确保印章完好无损，及时处理损坏或遗失的印章。

4.印章注销流程

4.1注销申请：如需注销印章，相关部门需填写《印章注销申请表》，说明注销原因。

4.2审核与批准：印章管理部门对注销申请进行审核，确认无误后报公司负责人批准。

4.3印章销毁：经批准后，印章管理部门应对注销的印章进行销毁，并记录销毁情况。

四、印章使用记录

所有印章的使用情况需详细记录，包括申请人、使用时间、用途、相关文件等信息。印章管理部门应定期汇总印章使用记录，确保信息的完整性与准确性。

五、印章管理责任

1.印章管理部门职责：负责印章的保管、发放、注销及使用记录的管理，确保印章使用的合规性。

2.各部门职责：各部门应指定专人负责印章的申请与使用，确保印章使用的合法性与有效性。

3.员工职责：员工在使用印章时，需遵循公司印章管理制度，确保印章的安全与合规使用。

六、印章管理的监督与改进

为确保印章管理制度的有效实施，印章管理部门应定期对制度进行评估与改进，收集各部门的反馈意见，及时调整管理流程，确保制度的适应性与有效性。

七、附则

本制度自发布之日起实施，所有员工应严格遵守。如有违反，将根据公司相关规定进行处理。印章管理部门应对本制度进行定期审查与更新，确保其与公司实际情况相符。

通过以上制度的制定与实施，旨在提升公司印章管理的规范性与安全性，确保印章使用的高效与合规，为公司的正常运作提供保障。