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2024年文档档案管理制度

一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各

项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使

文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好

文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作

1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的

完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整

理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存

档备查。

3、文件收发

文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时

间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人

签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁

1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

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4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺

序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一

起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的

文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。对

需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销

毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅

1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓

名，注明归还时间，借阅人签名。交待纪律，保证文件不丢失，不得

转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借

阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理

对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

2024年文档档案管理制度（二）

为了更好地管理和保护文档档案，提高信息的整理和检索效率，

在2024年，我们将推出全新的文档档案管理制度。

一、统一标准和规范

在2024年，我们将制定和推行统一的文档档案管理标准和规范。

这些标准和规范将统一各个部门和单位的文档档案管理流程和要求，

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确保文档档案的整理、存储、分类和检索方式一致，减少冗余和混

乱。

二、数字化管理

2024年的文档档案管理制度将推动全面数字化管理。通过文档扫

描和电子存储技术，将纸质档案数字化，并建立安全可靠的电子存储

系统。这将大大提高文档档案的存储容量和检索速度，减少空间占用

和人力成本。

三、权限管理和访问控制