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档案数字化的质量和安全保密控制措施

作者：孙晓芳

来源：《卷宗》2018年第13期

摘要：在档案管理中档案数字化是一种重要方式。档案数字化尽管方便了档案管理，但

是档案数字化管理在质量和安全保密控制上有着更为严格的要求。因此，十分有必要研究档案

数字化质量和安全保密控制措施。对此，本文笔者结合自身工作实践经验，对档案数字化的质

量和安全保密控制措施进行了探讨，以供参考。

关键词：档案数字化；质量；安全保密

在信息时代中，互联网得到了广泛的应用，在一定程度上提高了档案资料的利用率，在档

案管理中既要使档案数字化的质量得到保证，也要对档案的安全性得到保证，这对档案管理人

员的技术提出了更为严格的要求，其必须将一定的保密控制措施掌握到，这样才能安全共享档

案信息资源。

一、档案数字化质量及安全保密控制概述

首先，档案数字化质量控制。质量控制也就是对质量予以控制的方法和活动的总称，主要

是为了有效控制质量，及时制止或纠正质量不达标或不满意的地方，最终确保质量合格，档案

是一种极为重要的参考资料，所以在信息化管理中，应高度重视质量控制。

其次，档案数字化安全保密控制。档案安全保密性工作在档案管理中发挥着极为重要的作

用，其安全保密控制可以使档案实体的安全性实现，保证数据和信息安全，把保密措施做好，

是有效利用档案的前提。

二、提高档案数字化质量的措施

（一）加强对档案管理人员的培训

档案数字化管理是一种新兴工作模式，相关工作人员一定要对数字化档案管理技术予以合

理应用，为了将工作人员的技术水平提高，档案管理的管理人员需要定期培训工作人员，还要

严格选拔工作人员，对其工作岗位进行合理安排，将人力资源充分利用起来，还要把工作人员

的数字化技术水平提高。在选拔人员的时候，要选择责任心强、工作细心的援用，在工作中，

要积极培训员工的道德素质和专业技能，这样才能使档案数字化管理顺利进行[1]。在工作，

发现问题务必要在第一时间解决，还要改善和改进工作环节。

（二）建立健全档案管理制度

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档案数字化是基于档案信息化建设背景而展开的一项基础性工作，必须严格坚持统一的标

准规范，对诸多相关的规章制度予以完善，使数字档案信息资源的互连和共享得到保证。例

如，按照《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》，在纸质档案数字化过程中要对《档

案数字化加工操作规程》、《纸质档案数字化质量标准》等规章制度予以制定，让档案数字化

工作严格按照规定展开。当然，把这些数字档案管理制度建立起来后，最关键的是要保证这些

制度可以真正落到实处。档案管理部门可以指派专门的监督人员，既要担负其宣传推广这些制

度的责任，让档案管理人员可以大概了解到这些新制度，同时还要对这些制度的具体执行情况

予以监督，指正批评违法管理制度。

（三）完善档案管理数字软件系统

把档案管理数字化工作做好，必须对档案管理数字软件系统予以完善，充分利用先进的专

业软件，使档案管理工作的质量水平得到提高，将档案管理数字化的使用功能充分发挥出来

[2]。第一，借助先进软件系统使档案数据信息收集、存储、检索工作的高质量目标顺利实

现，为档案管理人员作出提醒，让其及时把档案数据信息中的数据和格式等方面的错误发现。

第二，将档案管理人员的工作质量和工作效率全面提高，借助先进的软件系统是档案管理人员

的工作压力得到减轻，让档案管理人员可以更加准确的以信息化软件为中心有效管理和操作档

案数据。

（四）确立严格的监督、检查和评估工作

在开展档案数字化管理工作中遇到诸多阻力和问题是在所难免的，这就对相关部门提出了

明确要求，应在最短的时间内将流程和制度确立起来，严格的检查、监督和评估档案数字化管

理工作，进而顺利实现档案数字化，并在第一时间进行检查和评估，制定一套严格的验收和检

查机制可以促进档案数字化管理的顺利开展，得到有效利用，同时还要对一定的奖惩制度予以

设立，不仅要积极督促员工，同时还要随时提醒他们要对工作程序予以严格要求，使工作质量

得到保证。

三、档案安全保密控制工作具体策略

（一）提高技术保障手段水平

为了在数字化环境中将档案数据信息的安全保密工作做好，有效避免外溢和流失数据信息

等问题，从而使档案数据的安全性得到全面提高[3]。第一，对先进