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涉密文件管理责任分配流程

一、制定目的及范围

为确保涉密文件的安全管理，明确各级人员的责任，特制定本流程。该流程适用于所有涉及涉密文件的部门和人员，涵盖文件的创建、传递、存储、使用及销毁等环节。

二、涉密文件管理原则

1.涉密文件的管理应遵循“谁主管、谁负责”的原则，确保责任到人。

2.各部门应建立健全涉密文件管理制度，确保文件的安全性和保密性。

3.涉密文件的使用和传递必须经过严格审批，确保信息不外泄。

三、涉密文件管理流程

1.文件创建与分类

1.1文件创建：各部门在创建涉密文件时，需明确文件的保密等级，并填写《涉密文件创建申请表》。

1.2分类审核：文件创建后，需由部门负责人审核，确认文件的保密等级及管理措施。

1.3登记备案：审核通过后，涉密文件需在《涉密文件登记表》中进行登记，记录文件名称、创建人、保密等级等信息。

2.文件传递与审批

2.1传递申请：需要传递涉密文件时，传递人需填写《涉密文件传递申请表》，说明传递原因及接收人。

2.2审批流程：传递申请需经部门负责人及信息安全管理部门审批，确保传递的必要性和安全性。

2.3记录传递：审批通过后，需在《涉密文件传递记录表》中详细记录传递时间、地点及接收人信息。

3.文件存储与使用

3.1存储要求：涉密文件应存放在专用的保密柜或安全存储设备中，确保物理安全。

3.2使用登记：使用涉密文件时，使用人需填写《涉密文件使用登记表》，记录使用时间、目的及归还情况。

3.3定期检查：信息安全管理部门应定期对涉密文件的存储和使用情况进行检查，确保管理措施落实到位。

4.文件销毁

4.1销毁申请：涉密文件到期或不再需要时，需填写《涉密文件销毁申请表》，说明销毁原因。

4.2审批流程：销毁申请需经部门负责人及信息安全管理部门审批，确保销毁的必要性。

4.3销毁记录：审批通过后，需在《涉密文件销毁记录表》中详细记录销毁时间、方式及参与人员信息。

四、责任分配

1.部门负责人：负责本部门涉密文件的管理，确保文件的创建、传递、存储和销毁符合规定。

2.信息安全管理部门：负责对涉密文件管理流程的监督和指导，定期检查各部门的执行情况。

3.文件使用人：对所使用的涉密文件负责，确保文件的安全和保密，不得擅自复制或外泄。

五、培训与宣传

为提高全员的保密意识，各部门应定期组织涉密文件管理培训，确保员工了解相关规定和流程。同时，信息安全管理部门应通过宣传材料、会议等形式，增强员工的保密责任感。

六、反馈与改进机制

在实施过程中，各部门应定期对涉密文件管理流程进行评估，收集反馈意见，及时调整和优化流程。信息安全管理部门应建立反馈渠道，鼓励员工提出改进建议，确保流程的有效性和适应性。

七、备案与存档

所有涉密文件的创建、传递、使用及销毁记录应进行备案，相关表单需存档备查，以便于后续的审计和检查。

通过以上流程的制定与实施，确保涉密文件的管理责任明确，操作规范，进而提升组织的整体安全管理水平。