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企业登记代理公司数据管理办法

总则

1.为加强本企业登记代理公司（以下简称“公司”）数据资产的管理，保障数据安全、完整、准确，提升数据利用价值，依据国家相关法律法规以及行业最佳实践，结合公司实际业务情况，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内部所有部门、团队及员工在业务开展过程中所涉及的数据采集、存储、传输、处理、使用、共享、销毁等全生命周期活动。

数据分类与分级

1.数据分类：依据数据来源、业务属性及使用目的，将公司数据划分为客户基本信息类（如企业名称、法定代表人、联系方式等）、业务流程数据类（登记注册申请材料、审核进度信息等）、财务数据类（收费明细、成本核算资料）、内部运营数据类（员工绩效、部门协作记录）以及外部市场数据类（行业动态、政策法规资讯）等。

2.数据分级：按照数据的重要性、敏感性以及泄密可能造成的危害程度，分为绝密级、机密级、秘密级和内部公开级。绝密级数据涉及客户核心商业机密、尚未公开的重大登记政策调整细节；机密级涵盖客户财务状况、特殊审批流程信息；秘密级包含常规业务资料、员工薪资细节；内部公开级则是可在公司内部无障碍流通，用于日常业务沟通与协同的数据。

数据采集

1.数据采集应遵循“合法、必要、精准”原则，业务人员需明确告知数据提供方采集目的、范围与用途，并取得合法授权，严禁超范围采集客户信息。

2.采用自动化采集工具时，应提前评估工具安全性、稳定性，设置合理采集频率，避免对数据源系统造成过度负担或干扰；人工录入数据时，录入人员需进行二次核对，确保数据准确性，录入错误率应控制在千分之三以内。

数据存储与备份

1.公司搭建集中式数据存储平台，各业务系统数据定期同步至该平台，依据数据分类、分级分别存储于对应安全区域，不同级别数据存储介质应物理隔离，存储环境需配备防火、防水、防盗、防电磁干扰等设施。

2.制定每日增量备份、每周全量备份计划，备份数据保存至异地灾备中心，异地备份距离公司主办公地点直线距离不低于[X]公里；定期抽检备份数据完整性、可恢复性，抽检比例不低于月度备份总量的10%，确保紧急状况下数据可快速恢复上线。

数据传输

1.内部网络传输敏感数据时，需采用加密通道（如SSL/TLS协议加密），加密强度不低于行业标准；涉及跨部门大规模数据共享，应通过公司内部数据交换平台，平台设置严格身份认证与权限管控机制，防止数据泄露与篡改。

2.对外传输数据给客户、合作机构时，需签订数据保密协议，明确双方责任义务；通过邮件、即时通讯工具等方式传输敏感信息，必须先加密处理，邮件加密采用PGP等标准加密手段，即时通讯确保端到端加密功能开启。

数据使用与共享

1.员工依据岗位角色与业务需求申请数据访问权限，审批流程严格遵循“最小权限原则”，定期（每季度）审查员工权限，确保权限与实际业务需求匹配；权限变更需及时调整，离职员工权限应在离职当日立即注销。

2.跨部门数据共享由需求发起部门提交共享申请，说明共享数据内容、目的、预计时长，经数据归属部门负责人及公司数据管理专员双重审批通过后执行；与外部第三方共享数据，仅限脱敏后的非敏感数据，且第三方需通过公司安全合规评估，评估内容涵盖数据安全防护体系、过往数据泄露记录等。

数据安全与保密

1.全体员工入职时签署《数据安全保密协议》，接受年度数据安全培训，培训时长不少于[X]小时，内容涵盖最新法规政策、安全操作规范、泄密应急处理流程；对接触绝密、机密级数据岗位人员额外进行背景审查，确保人员可靠性。

2.部署数据防泄漏（DLP）系统，实时监测数据流向，对违规外发、批量下载敏感数据行为及时预警、阻断；定期（每月）开展安全漏洞扫描与渗透测试，发现问题限时（[X]个工作日）修复，维护数据存储、传输环境安全。

数据销毁

1.数据销毁需履行严格审批流程，由数据使用部门发起销毁申请，说明销毁数据范围、原因、方式，经数据管理部门、法务部门、合规部门联合审批；销毁后需出具销毁报告，记录销毁时间、操作人员、监督人员信息。

2.不同级别数据采用适配销毁方式，绝密、机密级数据采用物理粉碎存储介质、多次覆写等强销毁手段；秘密级及内部公开级数据可通过格式化、数据擦除工具进行销毁，确保数据无法恢复，销毁后介质抽检合格率需达100%。

监督与问责

1.成立数据管理监督小组，由公司高层领导、法务、审计人员组成，定期（每半年）巡检数据管理各环节，检查内容涵盖流程合规性、技术措施有效性、人员操作规范性；巡检结果公开通报，优秀部门给予奖励，违规部门限期整改。

2.对违反本办法规定，导致数据泄露、丢失、篡改等安全事件的责任人，视情节轻重给予警告、罚款、降职、解除劳动合同等处罚；如造成重大经济损失、公司声誉损害，依法追究刑事责任，同时追究相关部门负责人管理责任。

附则

1.本办法自发