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外贸公司客户来访接待流程

第一篇：外贸公司客户来访接待流程

外贸公司客户来访接待流程

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，加强来访客户

接待管理，规范客户业务接待流程，本着“热情礼貌、服务周到、厉

行节约、对口接待”的原则，公司来访客户接待流程如下：

一、接待原则

公司接待客户的宗旨、原则和目的。

宗旨：让客户有宾至如归，亲切，舒服的感觉；原则：注重细节，

相互尊重，共同发展；

目的：提高公司来访客户下单（当场下单以及访后下单）率，发

展来访客户为公司忠诚客户。

二、接待准备

1、业务部门：

（1）当接到客户来访信息时，应落实来宾基本情况：来宾国家、

来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等。

（2）落实客户的行程安排或行程单（包括是否旅游），弄清客户

到访时间、航班、酒店住宿要求、是否需要接机、是来公司还是要参

观工厂等信息，并提前3-5天告知操作人员，以便安排相应接待。

（3）在客人到来之前打电话跟进，主动询问客人位置，主动和司

机沟通。（4）布置展厅：提前五天通知行政部门，告知展厅布置要求，

协调相关样品、海报、物料、国旗、鲜花等相关准备工作。

（5）提前一天准备报价单和产品目录，易于携带的小样品；色板、

计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报价单。

（6）负责跟各个部门沟通，传达相关信息。

2、行政部门

（1）制作接机牌（如果需要）：应包含来宾的名字，具体样式：

（2）成套茶具或者咖啡杯，提升公司档次和品位，咖啡杯最好是

纯白的瓷杯，茶杯可以用玻璃杯。

（3）饮品及水果：业务部门在客人到来一天前要告知，给客人准

备什么样的饮品：茶、咖啡、饮料等，并准备当季新鲜水果。

（4）纪念品：业务部门提前3天告知行政是否需要准备纪念品，

经公司领导审批后，行政负责采购并提前一天交给业务部门。

（5）工具箱：包括插线板、剪刀、订书机、视频转接头、插头转

换器等，专门用来接待客人用。

（6）环境布置：客户到来一小时之前先打开展厅的空调，由业务

部门通知时间。再次检查办公环境以及洗手间的细节准备。

（7）欢迎牌：写上客户的国家、公司名、客户姓名，在公司前台

显示屏上播放。

（8）摄影：由专人（必要时可以请摄影师）拍摄客户来访过程照

片，纪录精彩瞬间，合影留念。

3、工厂

（1）工厂提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、

庭院等处做彻底的清扫，并在清扫结束后按照客户参观路线走一遍，

确保没有遗漏的死角。

（2）参观和谈判可能用到的物品：数码相机、预先准备好的工厂

产品视频、产品目录和企业介绍（包括常用的付款方式，生产周期

等）。

（3）工厂门前欢迎客户来访的接待牌或横幅，让客人感觉其受到

重视。

（4）会议室的安排，会谈资料的准备，包括企业演示文稿的准备，

以及客户相关需要展示的文件资料，公司的实力资料等。

（5）准备好茶水及食品糖果。（6）必要时打印接待通知，下发

给相关工厂。检查分区标志、设备操作规范、员工个人防护等是否完

整规范。

三、接待期间

接待人员在由机场至公司，或公司至工厂的路上，和客户进行有

礼貌的寒暄，可以介绍一下城市的情况、风土人情、景点等内容。

1、公司接待：

（1）接到会议室后，让客人先进入，并且向客人礼貌问候微笑着

说“请进”及伸手示意方向。请客人进入后再慢慢关上房门，跟随进

屋。

（2）介绍时，先介绍公司接待领导，客人有先知情权，先绍男士

后介绍女士，先介绍晚辈后介绍长辈，先介绍位低再位高者。

（3）请客人落座时，最好让他们坐在一起，而不要分开。

（4）客人落座后，首先应端上茶水/咖啡/饮料(依客户所需），

如果是盛夏，也可以送上清凉饮品。

（5）客人如果需要会议室或者多媒体，需要在客户来之前提前安

置好（提前准备公司宣传片及自制的PPT)。

（6）进入展厅：建议不仅仅谈工作，可以询问客人行程，对中国

印象等等话题，拉近与客人之间的关系，缓和气氛，如果客人时间充

足，可以带客人在公司逛一下，介绍公司企业文化（包括公司