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园林古建筑工程公司信息化管理办法

总则

1.为提升园林古建筑工程公司管理效率与决策科学性，适应数字化发展趋势，实现工程管理精细化、办公自动化、资源共享化，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本办法。

2.本办法适用于公司总部、各项目部、分支机构及全体员工在项目实施、日常办公、资源调配等工作中涉及信息化系统的操作与管理。

信息化管理组织架构与职责

信息化管理领导小组

由公司总经理任组长，各分管副总及技术骨干为成员。负责统筹规划公司信息化战略方向，审批重大信息化项目投资与建设方案；协调跨部门信息化难题，监督信息化推进进度，保障信息化举措契合公司业务发展需求。

信息管理部

作为专职执行机构，承担日常信息化运维工作。负责信息系统选型、采购、部署；制定操作手册与培训教材，定期组织员工培训；监控系统运行状态，及时处理故障、漏洞；收集用户反馈，向领导小组提报系统优化建议；管理数据安全，制定备份、恢复策略。

各部门及项目部

配合信息管理部落实信息化部署。部门负责人督促员工按规使用系统，及时录入业务数据，确保信息准确性、完整性；项目部现场人员借助移动端工具实时上传工程进度、物料消耗、安全隐患等数据，依系统指令调整施工安排，反馈一线实操问题。

信息系统分类及应用规范

项目管理系统

涵盖招投标管理、合同签订、施工计划编排、进度跟踪、质量管理、成本核算等模块。招投标阶段，精准录入项目信息、竞争对手分析，辅助制作标书；施工中，每日更新进度，关联物料、人力投入，自动比对计划偏差，预警成本超支；完工后，一键生成项目结算报告，沉淀经验数据供后续项目参考。员工须如实填写各环节数据，严禁虚报、漏报；上传附件格式需规范，保证内容清晰可查。

办公自动化系统（OA）

集成公文流转、审批流程、会议安排、办公用品申领等功能。员工发起请假、费用报销、文件签批流程，依预设步骤推送至对应审批人；会议组织者线上发布通知、收集参会回执，会后上传纪要。使用OA时，流程发起应选准类型、填写事由详细；审批人需按时处理，紧急事务加急流转，杜绝无故拖延。

档案管理系统

集中存储公司合同、图纸、技术资料、财务凭证等重要文件。资料入库经扫描、分类、编目，标注关键词以便检索；借阅遵循申请-审批-借阅-归还流程，借阅期内妥善保管，不得涂改、损毁；电子文件定期迁移至新存储介质，防止数据丢失。

数据安全与保密

1.信息管理部设防火墙、入侵检测、加密传输等安全防护机制，定期漏洞扫描、病毒查杀；为员工分配唯一账号，强制定期更换密码，限制异地异常登录；敏感数据存储、传输全程加密，按密级分层管控。

2.全员签订保密协议，严守公司商业秘密、客户信息、工程技术资料。禁止私自拷贝、传播涉密数据；离职员工办理交接时，注销系统账号，交回存储设备，清除遗留数据痕迹。

信息化培训与考核

1.新员工入职首周安排信息化基础培训，介绍常用系统功能、操作流程；系统升级、新增模块时，及时组织专项培训；定期邀请业内专家开展前沿技术讲座，提升员工数字化素养。培训设置考核环节，成绩纳入员工技能档案，与绩效挂钩。

2.每年对各部门信息化应用情况考核评估，考量数据录入准确率、流程执行及时率、系统使用率等指标；表彰优秀部门与个人，对不达标的督促整改，连续多次整改不力予以通报批评、绩效扣分。

附则

1.本办法由信息管理部负责解释、修订，重大调整经信息化管理领导小组审议通过后施行。

2.各部门、项目部可依实际细化内部操作细则，但不得抵触本办法基本要求；对违反本办法造成损失的，依规追究相关人员责任；办法自发布之日起生效，望全体员工严格遵照执行。