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展览展示代理公司数据管理办法

总则

1.为加强本展览展示代理公司数据资源的管理与利用，保障数据安全、完整、准确，提升数据质量，促进数据在业务运营、项目策划、客户服务等各环节的高效应用，依据国家相关法律法规及行业最佳实践，结合公司实际情况，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内部所有部门、团队及员工涉及数据的采集、录入、存储、使用、共享、传输、备份、销毁等全流程操作与管理。

数据分类与分级

（一）数据分类

1.业务运营数据：涵盖项目合同信息，包含客户名称、项目金额、起止时间、服务条款；展览活动现场执行数据，如展位搭建进度、展品陈列效果评估、观众流量实时统计、活动环节参与度等，用于直接支撑业务流程推进与效果分析。

2.客户关系数据：囊括客户基本资料（企业规模、行业类型、联络方式）、客户需求偏好（展示风格倾向、预算范围、功能诉求）、沟通历史记录（邮件往来、会议纪要、售后反馈），旨在助力精准营销、个性化服务及客户忠诚度维护。

3.财务数据：涉及公司收支明细、成本核算（物料采购、人力成本、场地租赁费用）、税务信息、财务报表，关乎公司经济命脉与财务健康监测。

4.人力资源数据：员工个人档案（学历、工作经验、技能证书）、考勤记录、绩效考核结果、薪酬福利发放详情，服务于内部人力调配、绩效激励与团队优化。

（二）数据分级

1.机密级：关乎公司核心商业机密，如尚未公开的战略规划、重大项目独家方案、客户涉密信息（涉及特殊定制要求、内部敏感决策），未经授权严禁任何形式对外披露，仅限公司高层与关键项目负责人知悉。

2.内部敏感级：包含财务详细报表、未签约项目洽谈细节、员工薪资结构等，在公司内部需依职能按需授权访问，跨部门共享需审批，防止内部信息不当扩散。

3.内部公开级：像已完结项目案例资料、通用业务流程规范、公司组织架构信息，供全体员工日常工作查阅学习，便利协作沟通，但仍需遵循公司信息使用规范。

数据采集与录入

1.数据采集应遵循“必要性、准确性、及时性”原则，依据业务目标与实际需求精准设定采集指标，杜绝冗余信息收集。通过合法合规渠道获取一手数据，如现场调研、客户问卷、设备传感器；审慎引用二手数据，核验来源可靠性。

2.录入人员要经专业培训，熟悉数据录入系统操作流程与格式要求，确保录入数据真实无差错；关键业务数据采取双人交叉核对录入，设立即时纠错机制，录入错误信息应附详细说明与修正记录。

数据存储与维护

1.选用适配公司业务规模、数据类型的专业存储设备与软件系统，构建结构化数据库存储海量结构化数据；针对图片、视频等非结构化展览展示素材，采用云存储结合本地缓存方案，保障存取便捷、安全。

2.定期（月/季度）巡检存储设备，监测性能指标，修复硬件故障隐患；及时更新数据存储架构、优化索引，提升数据读写效率；数据库管理员负责日常监控数据完整性，修复数据逻辑错误、补齐缺失值，维持数据连贯性。

数据使用与共享

1.员工依岗位职能与业务流程申请数据访问权限，审批通过后依规使用，严禁越权操作、私自拷贝敏感数据；使用过程中确保数据安全，妥善保管登录账号密码，离席及时锁屏，防止他人冒用。

2.跨部门数据共享遵循“申请-审批-授权-监控”流程，申请部门详述共享缘由、所需数据范围、使用期限；审批部门评估风险收益，授权时明确共享形式（只读、可编辑）、保密要求；共享全程监控数据流向、使用情况，期满及时收回权限。

数据传输与备份

1.公司内部网络传输敏感数据需加密，采用SSL/TLS等安全协议封装；外部传输借助专业加密工具、虚拟专用网络（VPN），保障数据传输途中不被窃取、篡改；移动存储设备传输须先经杀毒、加密处理，登记设备编号、使用人、传输内容。

2.制定完备备份策略，业务关键数据日备份，全量数据周备份；异地存储备份数据，定期验证备份文件完整性、可恢复性；灾难应急机制下，确保备份数据能迅速激活启用，支撑业务连续性。

数据销毁与归档

1.过期、冗余、无用数据依流程销毁，机密及敏感级数据采用不可逆销毁技术，如多次覆写、物理粉碎存储介质；普通数据格式化删除，销毁全程留痕，记录销毁时间、操作人、数据详情，定期审计核查。

2.具历史价值、参考意义的数据及时归档，按项目、年份、数据类别分类存储至专用档案库；归档数据建立检索目录，便于后续回溯调阅，遵循档案管理法规定期维护。

监督与问责

1.成立数据管理监督小组，成员涵盖技术、法务、审计等部门，定期巡查数据全流程操作合规性；借助数据分析工具、审计日志监测异常数据访问、篡改行为；接到数据安全违规举报，迅速介入调查。

2.对违规操作数据人员，依情节轻重给予警告、罚款、降职、解除劳动合同等处罚；如造成公司重大损失、声誉损害，依法追究民事、刑事责任；表彰奖励在数据管理、安全防护有突出贡献员工，激