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志不强者智不达，言不信者行不果。——墨翟
鹤山市美业棉纺织企业有限公司
文件名称：文件编号与编写格式规定
文件编号：MY3—001
版本号：A
编制：审批：
日期：2004/7/5日期：2004/7/6
志不强者智不达，言不信者行不果。——墨翟
修订记录
页号页版修改内容批准人修改日期
1目的
规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。
2范围
志不强者智不达，言不信者行不果。——墨翟
适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量手册、三级文件也可参
照此格式编写。
不适用规范、图纸、工艺文件的编号与编写。
3职责
3.1质量手册由经管者代表负责组织编写；
3.2各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、经管制度
和相应的记录表格。
3.3办公室负责制定文件编号和附件的表格编号。
4工作内容
4.1编号方法
4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。
MY
顺序号（001、002……）
性质代号（见4.1.2）
企业代号
4.1.2性质代号按表1的规定。
表1性质代号
代号性质文件名称
1一级文件质量手册
2二级文件程序文件
3三级文件作业指导书、操作规程、经管制度
4四级文件表格、报表、记录
5外来文件规范、上级文件、法律法规等
4.2书写用纸、格式及字体。
文件采用B5的书写用纸。文件和表格等的页边距规格为：上边和左边边距为2
厘M，下边和右边边距为0.5厘M。页眉距边界为2厘M，页脚距边界为0厘M。具体
格式要求如下：
a.封面见附件1。
志不强者智不达，言不信者行不果。——墨翟
b.修订记录见附件2。当质量手册或程序文件需修改时使用。
c.书写用纸见附件3。
d.表格见附件4。
4.3文件结构
文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,
依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”
以保留章名。
4.3.2目的
重点描述编写本文件的目的。
4.3.2范围
重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件
的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。
4.3.3职责
描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。
4.3.4工作内容
按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可
能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种
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