《例会培训》课件.pptVIP

***********高效例会的好处提高团队协作有效会议促进团队成员之间沟通，达成一致目标，并确保每个人都在同一页面上。增强决策效率通过结构化的讨论和信息分享，会议可以帮助团队做出明智的决策，并提高决策效率。提高工作效率会议可以帮助团队成员明确工作目标和任务，并将责任分配到各个成员，提高工作效率。增强团队士气成功有效的会议可以增强团队成员的自信心和归属感，提高团队士气。例会的核心要素1明确目标会议主题明确，目标清晰可衡量，有助于集中注意力，提高效率。2精心准备参与者提前准备相关材料，收集信息，确保充分参与讨论。3有效沟通积极互动，倾听他人观点，表达清晰，避免误解。4行动导向会议结束，形成行动计划，明确责任人，跟踪执行情况。开始之前:确认议题和目标明确会议目的会议是为了解决什么问题？想要达成什么目标？设定议题围绕会议目的确定讨论内容。将议题细化成具体问题。确定目标明确期望会议结束时取得的结果。制定可衡量目标，例如解决问题，达成一致意见等。开始时:主持人的作用明确目的主持人应简明扼要地阐述会议目标，让参与者明确会议的目的和预期成果。设置议程主持人需要确保会议议程清晰，并合理分配时间，以确保每个议题都有充足的讨论时间。引导讨论主持人应引导参与者积极参与讨论，并确保讨论集中在议题上，避免跑题或重复。控制节奏主持人需要掌控会议节奏，避免偏离主题，并确保会议在规定的时间内完成。开始时:参与者准备工作提前了解会议议题和目标。准备相关资料，并整理好自己的想法和问题。预留充足时间，并确保会议期间可以集中精力。中间过程:引导讨论1积极倾听理解观点2引导发问深入探讨3总结观点梳理思路4平衡发言确保参与有效的讨论引导，是高效例会的重要环节。主持人应积极倾听，引导参与者发问，并及时总结讨论的重点观点，确保所有参与者都有机会发言。中间过程:有效记录11.记录关键信息记录会议的要点、决策和行动项。22.保持简洁清晰使用简洁明了的语言，避免冗长的记录。33.确保可读性使用清晰的排版，以便于阅读和理解。44.及时整理分享会议结束后尽快整理记录，并在适当的时候与参与者分享。中间过程:时间管控设定时间限制每个议题分配明确时间，并严格遵守。时间限制有助于集中讨论，防止偏离主题。使用计时器使用计时器提醒大家时间进度，避免浪费时间，确保会议高效推进。提醒时间节点主持人需要适时提醒大家时间节点，确保会议按计划进行。灵活调整时间根据实际情况，可以适度调整议题时间分配，但需保持整体时间控制。中间过程:处理分歧保持冷静不要让情绪影响讨论。客观地分析分歧的原因，避免个人攻击和情绪化语言。寻求共识找到双方都能接受的解决方案。可以通过协商、投票或其他方法达成共识。中间过程:达成共识共同目标明确共同目标，所有参与者都朝着同一个方向努力。妥协与让步在意见不一致时，寻找折衷方案，互相妥协，避免僵局。尊重彼此尊重彼此的意见，即使不同意，也要保持礼貌和包容。共同决定最终达成一致的决定，所有人都同意并认可。结束时:总结行动项明确行动确认所有行动项，确保每个行动项都有明确的负责人、目标、截止日期和具体步骤。分配责任明确每个行动项的负责人，并确保负责人理解其职责和目标。设定时间表为每个行动项设定合理的截止日期，确保项目进度能够按计划进行。结束时:形成会议纪要1记录关键信息包括会议主题、时间、地点、参与者、讨论内容和决定事项。2总结行动项清晰列出会议中确定的行动项，包括负责人、完成时间和预期结果。3及时发送会议结束后及时发送纪要，方便参与者回顾和跟进。4存档备查将会议纪要妥善保存，以便日后查阅和参考。结束时:邮件跟踪反馈邮件提醒会议结束后，及时将会议纪要发送给所有参会者。邮件应简明扼要，重点突出行动项和负责人。反馈机制鼓励参会者及时反馈意见，并及时回复问题和建议。邮件跟踪可以确保信息传递的完整性和及时性。常见问题1:不重要议题过多例会时间宝贵，议题应聚焦关键问题。筛选议题，确保重要性，避免浪费时间讨论无关紧要的事项。可通过事先提交议题，并由主持人进行筛选，确保会议效率。常见问题2:参与者缺乏准备会议准备不足会导致时间浪费，效率低下。参与者应提前了解会议主题，准备相关材料，并思考自己的观点和建议。常见问题3:讨论偏离主题讨论偏离主题是常见问题，需要主持人引导。主持人应提前准备好议程，并在讨论过程中及时纠正。有效的引导方式包括：提醒参与者关注议题，回到正轨。使用计时器提醒时间，避免无意义的讨论