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供货组织方案(招投标专用)

供货组织方案

为了确保本工程设备、材料的顺利采购供应，我们制定了

以下的采购程序：

1、采购机构的设置

为了更好地为本项目物资采购服务，我们在公司的采购部

和项目部成立了材料采购供应部门。该部门应根据工程的特点

和需要，配备一批精干、具有类似工程专业知识、专业性强、

效率高的采购人员，以确保本工程采购计划的顺利实施。

采购机构的责任划分如下：

1.1.1、本项目采购组组长

该组长负责采购组的全面工作，包括制定公司物资采购相

关制度并监督执行，以及负责物资采购供应商、采购、验收、

仓储、发放等管理。

1.1.2、本项目采购组副组长

该副组长协助主组长责部门日常管理各项工作，负责建立

供应商档案管理制度，参与供应商开发、选择、处理与考核工

作，并负责采购进度控制及交期管理。

1.1.3、综合管理员

该管理员负责部门公文流转、文件收发、起草、管理和存

档工作，以及部门会务、活动组织及综合事务处理。

1.1.4、系统管理员

该管理员负责物资采购各信息系统的日常维护和管理工作，

以及公司物资编码工作和系统数据的备份工作。

2、设备、材料采购程序

下面是本工程设备、材料采购的具体程序：

对招标文件、合同的响应

编制采购计划

收集采购信息

确定供货厂商名单

编制询价文件

进行询价

评审报价文件

确定供货厂商，业主报批

签订和履行采购合同

进行设备材料的检验和签证

处理不合格品

我们将严格按照以上采购程序进行操作，以确保设备、材

料的质量和供货的及时性。

4、负责管理部门信息，确保信息的准确性和完整性；

5、协助稽核员完成财务结算或数据结转工作，确保财务

数据的准确性和合规性；

1.1.5、稽核员

1、审核、核算、预付和承付各类物资采购款项，确保采

购款项的合理性和准确性；

2、收发、传递、审查、验证及各类凭证，按时完成帐务

结算和报表上报工作；

3、负责年度物资盘点与统计工作，审核上报相关报表；

4、对各类帐务进行汇总、装订、存档，确保帐务资料的

完整性和安全性；

计划管理

1、汇总各单位物资材料需求计划，结合年度计划，制订

详细的月度采购计划；

2、平衡采购计划，监控库存变化，组织编制增补计划或

临时计划，及时补充库存，使库存维持合理的结构及数量水平；

3、对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪，定期向

部门领导汇报采购计划的执行情况及存在的问题；

4、深入了解市场竞争态势，多方收集供应商信息，不断

拓宽供货渠道；

1.1.6、供应商管理员

1、定期考察和评估供应商的技术能力、质量保证能力、

生产及交付能力，形成评估报告；

2、负责供应商资质的审查、归档、数据录入、信息更新

等工作，按规定组织供应商考评与分级管理；

3、加强与供应商沟通配合，迅速解决供应商产品的质量、

交货日期等问题，不断提高采购质量；

4、向本部门或其他部门人员提供相关的培训支持；

1.1.7、合同管理员

1、协助建立采购价格和合同管理体系，为实施采购建立

执行、控制机制；

2、组织制定部门采购合同管理、归档等相关管理制度；

3、建立采购价格管理、谈判管理以及合同管理流程，统

一采购合同范本；

4、负责招标文件、谈判资料、价格资料、合同文本等整

理、汇总和归档工作；

1.1.8、质量检验员

1、编制采购货物质量检验的具体方案并实施；

2、协同使用部门人员按照相关质量检验标准对采购物资

进行质量检验；

3、按照公司规定的程序实施检验工作，防止不合格品入

库或投入使用；

4、识别和认真记录各类物资质量问题，填写质量检验报

告单；

5、定期对所检物资的质量情况进行统计分析，形成报告

并上报部门领导；

6、协助供应商评估工作，对供应商提出质量改进建议；

7、建立完善采购物资质量检验