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预付账款审核报帐管理制度

总则

为加强公司预付账款管理，规范预付账款审核报帐流程，确保资金安全与合理使用，提高财务信息准确性，依据国家相关财经法规及公司财务制度，特制定本管理制度。

预付账款定义与适用范围

1.预付账款指公司因采购物资、接受劳务、工程建设等业务活动，按照合同约定预先支付给供应商、服务商、承包商等合作方的款项。

2.适用于公司内部各部门、各项目组及所属子公司涉及预付账款发生、审核、报账及后续跟踪管理的全过程。

预付账款申请流程

1.需求评估与计划：业务部门需提前评估业务需求，根据项目进度、采购周期等制定详细资金使用计划，明确预付账款必要性，填写《预付账款申请表》，注明预付事由、预计金额、收款方信息、预计到货或服务完成时间等关键要素。

2.预算匹配：财务部门对照部门预算及公司整体资金预算，审核预付账款申请是否在预算额度内，超预算申请需附详细专项说明及相关审批，经预算调整流程获批后方可进入后续环节。

审核要点

1.合同合规性：审核人员严格检查预付账款对应的合同，确保合同签订主体合法、条款清晰完整，明确预付款比例、支付条件、违约责任等关键内容，合同须经法务部门或专业法律顾问审核通过，签字盖章齐全。

2.供应商资质：对收款方资质进行审查，包括营业执照、行业许可证、信用记录等，新供应商需提供详细背景调查资料，确保具备履约能力，降低资金风险。

3.支付合理性：结合市场行情、过往交易惯例等评估预付款比例合理性，防止过度预付；对于重大、异常预付申请，组织跨部门专项研讨，综合考量业务战略、成本效益等因素决定是否批准。

报帐要求

1.及时报账原则：业务完成或达到合同约定结算节点后，业务经办人员应在[规定工作日，如15个工作日]内收集齐全发票、入库单、验收报告等报账凭证，填写《费用报销单》或《付款申请单》，发起报账流程，如实注明预付账款核销金额及尾款结算情况（若有）。

2.凭证完整性：报账凭证须真实、合法、有效，发票内容与合同业务一致，入库单明细与采购清单相符，验收报告需经相关技术、质量部门及负责人签字确认服务达标或货物合格，缺少关键凭证或凭证不符要求者，财务部门有权退回重办。

账务处理与跟踪管理

1.账务规范：财务部门依据审核通过的报账资料及时进行账务处理，冲销预付账款，准确记录成本费用或资产，定期核对预付账款明细账与总账，确保账账相符；针对长期挂账预付账款（超[设定时限，如一年]），专项梳理分析，查明原因并制定清理方案，责任追究至具体业务及责任人。

2.跟踪监督：建立预付账款跟踪台账，业务部门定期跟踪预付款项对应业务进展，每月向财务部门反馈执行情况；财务部门协同审计部门不定期抽检，实地核查货物交付、服务提供状况，若发现合作方违约或潜在风险，即刻启动风险应对机制，冻结尾款、追讨预付款或依法维权。

责任与奖惩

1.业务部门对预付账款申请真实性、业务执行及报账及时性负责，因虚假申请、拖延报账致公司损失，追究业务负责人及经办人员经济赔偿责任，情节严重者给予纪律处分。

2.财务部门把关审核不严、账务处理错误造成财务信息失真或资金风险，相关财务人员承担失职责任；审核认真、管控得力，有效规避预付账款风险者，公司给予表彰奖励，如评选“财务风控之星”并给予物质奖励。

附则

1.本制度由公司财务部负责解释、修订，经公司管理层审议通过后生效执行。

2.各子公司参照本制度制定细则，确保集团预付账款管理规范统一，执行过程中遇特殊情况或疑难问题，及时上报公司财务部协调解决。

[公司名称]

[制度发布日期]