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合同档案管理办法商务合同档案管理办法8篇

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合同档案管理办法

第一章总则

第一条为规范公司商务合同档案管理，保证商务合同档案的齐全、完整和安全，便于商务合同档案的检索、利用和保护，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部门、子公司及关联公司（以下简称“各单位”）。

第三条商务合同档案是指公司在商务活动中形成的各种形式的信息记录，包括合同、协议、备忘录、会议记录等。

第四条商务合同档案管理应坚持集中统一、安全保密、方便利用的原则。

第二章商务合同档案的管理体制

第五条公司商务合同档案实行统一领导、分级管理的原则。公司总裁办负责商务合同档案工作的统筹协调和监督检查，各部门、子公司及关联公司负责各自业务范围内的商务合同档案的收集、整理、移交和保管。

第六条公司商务合同档案管理部门的主要职责是：

1.贯彻执行国家有关商务合同档案管理的法律法规和公司相关规定；

2.指导、监督、检查各部门、子公司及关联公司的商务合同档案工作；

3.集中统一管理公司商务合同档案，维护商务合同档案的完整和安全；

4.负责商务合同档案的分类、编目和登记；

5.负责商务合同档案的借阅、复制和保密工作；

6.负责商务合同档案的管理、保护和现代化管理手段的应用。

第三章商务合同档案的收集与整理

第七条各部门、子公司及关联公司在商务活动中形成的商务合同档案应及时收集、整理，并按照本办法第八条的规定移交至公司商务合同档案管理部门。

第八条移交公司商务合同档案管理部门的商务合同档案应齐全、完整，并符合下列要求：

1.合同文本齐全，包括主合同和补充合同；

2.合同文本为原件，且签字、盖章等手续完备；

3.合同文本无破损、污迹或涂改；

4.合同的附件、补充协议等文件齐全；

5.合同文本按签订时间顺序排列，并编写目录和页码。

第九条公司商务合同档案管理部门在接收商务合同档案时，应认真检查档案的齐全性、完整性和规范性，确保档案的质量符合要求。

第四章商务合同档案的保管与利用

第十条公司商务合同档案管理部门应建立健全商务合同档案的保管制度，规定保管措施，确保商务合同档案的安全。

第十一条商务合同档案应分类存放，并定期进行清点、整理和更新。同时，应采取有效的防火、防盗、防潮、防虫等保护措施，确保档案的安全。

第十二条公司商务合同档案管理部门应根据实际情况，建立专门的商务合同档案查阅室或查阅平台，方便有关人员查询和利用商务合同档案。在利用商务合同档案时，应遵守公司的保密规定和相关法律法规。

第五章商务合同档案的销毁与处置

第十三条商务合同档案的销毁应严格按照公司的档案管理规定进行。对于已经到期或已经失效的商务合同档案，经过鉴定确认后，可以按照相关规定进行销毁处理。在销毁过程中，应采取安全保密的措施，确保档案的安全和保密性不受损害。同时，应做好销毁记录工作。对于涉及公司重要机密或商业敏感的商务合同档案在销毁时应当特别谨慎并采取更加严格的安全措施以防止信息泄露出去对公司造成不必要的损失或损害。

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合同档案管理办法

第一章总则

第一条为了规范合同档案管理，确保合同档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于所有涉及商务合同的档案管理。

第三条合同档案是公司重要的商业资产，必须严格保护其安全和完整。

第二章合同档案的管理职责

第四条公司应设立专门的合同档案管理机构，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条合同档案管理机构应配备专业的档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理的专业知识和技能。

第六条合同档案管理机构应建立健全合同档案管理的各项规章制度，并监督执行。

第三章合同档案的收集与整理

第七条合同档案的收集应遵循全面、系统、真实的原则，确保收集到的合同档案能够全面反映合同的订立、履行和变更等情况。

第八条合同档案的整理应遵循分类清晰、编目规范、便于检索的原则，确保整理后的合同档案具有明确的分类和编目，便于查找和使用。

第四章合同档案的保管与利用

第九条合同档案应存放在安全、干燥、防潮、防火、防虫的地方，确保档案的安全和完整。

第十条合同档案应建立电子化管理系统，实现电子化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和便捷性。