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企业复印打印传真管理办法

一、目的

为规范企业复印、打印、传真管理，提高办公资源利用效率，降低办公成本，保障信息安全，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于企业内部所有部门及员工在办公场所进行的复印、打印、传真活动。

三、管理原则

1.合理使用原则：员工应根据工作实际需要进行复印、打印、传真操作，避免浪费资源。

2.成本控制原则：采取有效措施降低复印、打印、传真过程中的纸张、墨盒、墨粉、传真线路等消耗品及设备损耗成本。

3.信息安全原则：严格遵守企业信息保密规定，防止敏感信息泄露。

四、职责分工

1.行政部门

负责复印、打印、传真设备的采购、安装、调试、维护与保养工作，确保设备正常运行。

制定设备操作指南，并对员工进行操作培训。

定期统计复印、打印、传真使用数据，分析成本消耗情况，提出改进措施。

监督检查各部门对本办法的执行情况，对违规行为进行纠正与处理。

2.各部门

负责本部门复印、打印、传真需求的审核与管理，确保操作符合企业规定与工作需要。

指定专人负责本部门设备的日常使用管理，如开关机、简单故障排除、耗材更换申请等。

配合行政部门开展设备使用培训与成本控制工作，教育本部门员工遵守相关规定。

五、复印管理

1.复印申请

员工如需复印文件资料，应填写《复印申请单》，注明复印文件名称、份数、用途、申请人姓名、部门及日期等信息。

一般文件资料复印，经部门负责人审批同意后，可在本部门复印机上进行复印；重要或机密文件资料复印，需经部门负责人审核后，报上级领导审批，由行政部门安排专人在指定复印机上进行复印，并做好登记记录。

2.复印操作规范

员工应按照设备操作指南正确使用复印机，不得随意更改设备设置参数。如遇设备故障或异常情况，应立即停止使用，并通知行政部门进行处理。

复印文件应尽量采用双面复印，以节约纸张。复印完成后，应及时取走原件与复印件，避免文件丢失或泄密。

禁止复印与工作无关的私人文件资料，如娱乐新闻、小说等。

3.复印成本控制

行政部门应根据复印机的使用频率、复印量等因素，合理采购复印纸张、墨盒、墨粉等耗材，并建立耗材库存管理制度，定期盘点库存，避免积压浪费。

鼓励员工采用电子文档传阅、审阅等方式代替纸质文件复印，减少复印次数。

六、打印管理

1.打印设置与权限管理

行政部门应对企业内部网络打印机进行统一设置与管理，根据员工岗位需求，合理分配打印权限与打印配额。例如，普通员工每月设定一定的打印页数，超出配额需经部门负责人审批后，由行政部门调整配额方可继续打印；部门经理及以上管理人员可根据工作需要适当放宽打印配额。

员工在进行打印操作前，应先在个人电脑上预览文件内容，检查格式、排版等是否正确，确认无误后再进行打印，避免因错误打印造成纸张浪费。

2.打印操作流程

员工需打印文件时，应在电脑上选择相应的网络打印机，并点击打印命令。系统将自动弹出打印任务窗口，员工需在窗口中填写打印文件名、份数、用途、申请人姓名等信息。

对于一般工作文件，直接提交打印任务即可；对于重要或机密文件，需在提交打印任务前，经部门负责人审核批准，并在打印任务窗口中注明“机密文件”字样，由行政部门安排专人在指定打印机上进行打印，并做好保密登记工作。

员工应及时到打印机旁取走打印好的文件，避免文件长时间放置在打印机上导致信息泄露或丢失。如因特殊情况无法及时取走，应提前通知同事帮忙代收或通知行政部门代为保管。

3.打印成本控制

推广使用打印预览功能，鼓励员工在打印前仔细检查文件，减少因排版错误、重复打印等造成的纸张浪费。

倡导员工采用双面打印模式，行政部门可在打印机设置中默认双面打印选项，对于确实需要单面打印的文件，员工需在打印设置中手动调整。

定期对打印机进行维护保养，及时清理打印机内部灰尘、纸屑等杂物，确保打印机正常运行，降低设备故障率与维修成本。同时，根据打印机的使用年限、打印质量等情况，合理安排打印机的更新换代计划，选择能耗低、打印速度快、耗材成本低的新型打印机。

七、传真管理

1.传真发送管理

员工如需发送传真文件，应填写《传真发送申请单》，注明传真收件人姓名、单位、传真号码、传真文件名称、份数、用途、申请人姓名、部门及日期等信息。

一般业务传真，经部门负责人审批同意后，可由员工自行在本部门传真机上进行发送；涉及重要合同、协议、机密文件等的传真发送，需经部门负责人审核后，报上级领导审批，由行政部门安排专人在指定传真机上进行发送，并做好传真发送记录，记录内容包括传真发送时间、收件人信息、文件名称、发送结果等。

发送传真时，应确保传真文件内容清晰、完整，传真号码准确无误。如遇传真发送失败，应及时检查原因并重新发送；对于多次发送失败的情况，应及时通知行政部门协助处理或采用其他通信方式将文件送达收件人。

2.传真接收管理

传真机应放