2024年电大办公室管理形成性考核册参考答案好.docVIP

办公室管理

一、将办公室实务工作的简明内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题重要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。

办公室实务工作一览表

序号

国内一般性

国外一般性

国内企业（含外企）

1

文书撰写

按上司的口头或书面指示完成信函。

统计上司指令及会谈、会议内容

2

文书制作

复印资料。

打印文稿及表格

3

文书处理

在权限内按自己的意思发出信函。

信函和邮件的处理。

4

档案管理

档案管理。

5

会议组织

安排会议事务，并做会议统计或纲要。

统计上司指令及会谈、会议内容。

6

调查研究

协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7

信息资料

准备好企业要公开的资料；

搜集及整顿各种信息

8

信访工作

替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。

接待宾客和员工的来访。

9

接待工作

接待来访宾客；

10

协调工作

以电话往来维持和外界的良好公共关系。

11

督查工作

督导一般职工或速记员。

12

日程安排

替上司定约会并做好统计；

13

日常事务

阅读并分类信件

通讯事务、电话；

14

办公室管理

办公室环境的布置和整顿

保管办公室设备及用具

15

其他暂时交办的事项-

以速记记下上司交待的事项；

执行上司交办事项

16

替上司申报交纳所得税及办理退税。

17

预定计划

外出办事，如银行、邮局等。

18

整顿资料

搜集及整顿各种信息

19

处理邮件

处理收件

20

筛选电话

整顿来过的电话清单

21

总结日程

日勤表

2、办公用易耗品重要包括哪些？

办公用易耗品重要有：

1.信封、纸张；

2．软盘、光盘等；

3．铅笔

4．圆珠笔；

5签字笔或钢笔；

6．修正液或修正带；

7．印盒；

8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

9．小刀；

10．日历等；

11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡

3、简明论述文员工作的三个步骤，相互关系怎样？

1．计划的步骤，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么措施进行效率会最佳。

2．实行的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所确定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一个，都要正确地实行；配合上司预期的期限。

3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把此前进行过的工作或他人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

三者的关系为：先作计划，付诸实行，然后检查成果，围绕“计划——实行——检查”这么一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后依照这个计划去实行，并严格检查其成果，使得这个成果对下一次的计划有所协助和启示。

4、按照“优先次序”处理工作标准，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

优先次序表

审核

1.和王先生联系今日预定计划的变更。

2.和司机联系今日预定计划的变更。

3.拍发喜庆电报。

4.复印下午的会议资料。

5.准备奠基典礼。

6.誊写原稿（今日截稿）

7.结算旅费。

8.制作感激信。

9.整顿档案。

10.练习电脑打字。

五、从下列文员工作措施中，任意选择一个或两种，谈谈你的工作体会或对此工作措施的认识。

1．请示措施和报告措施；

2．计划措施和总结措施；

3．受意措施；

4．传达措施；

5．进言措施；

6．变通措施和挡驾措施；

7．分工措施与合作措施。

本题重要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作措施”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思绪作答即可：

受意就是文员接收和领会上司的意图。能够分为直接收意（即领会上司在会议发言、文献指示、工作布署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所刊登的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接收意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作刊登的意见和见解等）。

受意措施要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好统计本，统计下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意（4）必要时能够提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不一样意见，能够公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；6）接收指示后，要不失时机地落实实行。

2．结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充足认识到，在受意时，充足做好统计的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产企业当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份企业的简介，内容要包括四个部分——企业的历史、企业的现实状况、企业的硬件和软件配备、企业取得的成绩。当初，我没有经验，没有带上统计本，统计下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，成果写出来的简介根本就不行。日后，我再次向总经理问询，并备好了统计